Einen KI-Workshop zu buchen ist schnell entschieden. Schwieriger sind die Fragen danach: Was muss das Team vorher liefern, wer sollte dabei sein, wie sieht der Tag konkret aus, und was ist ein paar Wochen später noch davon übrig? Wer schon einmal eine Schulung erlebt hat, nach der alle begeistert waren und am Montag alles weiterlief wie vorher, stellt diese Fragen mit gutem Grund.
Hier beschreibe ich, wie ein KI-Workshop bei mir abläuft: vom Vorgespräch über die Vorbereitung und den Tag selbst bis zu dem, was danach bleibt. Dazu, was du als Geschäftsführer tun kannst, damit das Gelernte hängen bleibt.
Ob ein Workshop überhaupt das passende Format für euch ist oder eher eine Schulung oder Weiterbildung, klärt der Beitrag KI-Schulung, KI-Workshop oder KI-Weiterbildung. Hier geht es um den Ablauf, wenn die Entscheidung für den Workshop gefallen ist.
Das Vorgespräch: Was ich wissen will, bevor ich plane
Was passiert. Der Einstieg ist die kostenlose Prozessanalyse, ein 30-minütiger Call, in dem wir herausfinden, wo bei euch der größte Hebel steckt, und den passenden Workshop planen. Im Vorgespräch geht es dann um drei Dinge: wo euer Team steht, welche Aufgaben am meisten Zeit fressen und was der Workshop am Ende konkret erreichen soll. Die Fragen, die ich dabei stelle:
- Wer nimmt teil, aus welchen Bereichen, und wie viele Leute sind es?
- Wer nutzt schon KI, wie oft und wofür? Wer hat es probiert und wieder aufgehört?
- Mit welchen Werkzeugen arbeitet ihr offiziell, und welche laufen nebenbei?
- Welche wiederkehrenden Aufgaben kosten die meiste Zeit: Angebote, E-Mails, Analysen, Content?
- Gibt es schon Regeln, welche Daten in welches Werkzeug dürfen?
- Woran würdest du ein paar Wochen nach dem Workshop merken, dass er sich gelohnt hat?
Wer dabei sein sollte. Du als Geschäftsführer oder die Person, die den Workshop intern verantwortet. Geht es um eine einzelne Abteilung, zusätzlich deren Leitung, weil sie weiß, wo es im Alltag klemmt.
Was danach vorliegt. Ein klares Ziel für den Tag, der Kreis der Teilnehmenden, die Entscheidung für vor Ort oder remote und ein transparentes Angebot. Der Preis hängt von Teamgröße, Umfang und Vorbereitung ab, deshalb gibt es das Angebot erst nach diesem Gespräch.
Typisches Missverständnis: „Mein Team fängt bei null an, das lohnt sich noch nicht.“ Vorkenntnisse sind nicht nötig. Der Tag holt jeden dort ab, wo er steht, vom kompletten Einsteiger bis zum Power-User.
Die Vorbereitung: Was dein Team vorab schickt
Ich baue die Agenda rund um eure echten Anwendungsfälle und bereite passende Beispiele und Vorlagen vor. Dafür brauche ich Material von euch, und genau dieses Material macht den Unterschied zu einem Seminar von der Stange.
- Echte Aufgaben. Pro Teilnehmer ein oder zwei Aufgaben, die regelmäßig anfallen und nerven. Ein Satz pro Aufgabe reicht, etwa: „Ich schreibe jede Woche Nachfass-Mails zu offenen Angeboten.“
- Beispiele. Ein typisches Angebot, eine Standardanfrage samt eurer Antwort, eine Auswertung, die jeden Monat von Hand entsteht. Als Kopie und ohne echte Kundendaten, Namen und Beträge dürfen geschwärzt sein.
- Die Werkzeuge, die ihr nutzt. Welches KI-Werkzeug in welchem Tarif, und wer hat einen Zugang? Dazu die Programme, in denen das Ergebnis am Ende landen soll: Mailprogramm, CRM, Office.
- Fragen und Vorbehalte. Was will das Team wissen, was bremst? Wer das anonym sammelt, bekommt meist die ehrlicheren Antworten.
Wer das zusammenstellt. Eine Person im Team sammelt, aber jeder Teilnehmer steuert seine Aufgaben selbst bei. Wenn du die Aufgaben für alle vorgibst, arbeiten sie am Tag an deinen Problemen statt an ihren eigenen.
Was danach vorliegt. Eine Agenda, die sich um eure Anwendungsfälle dreht, und vorbereitete Beispiele und Vorlagen aus eurem Alltag. Nichts Generisches.
Typisches Missverständnis: dass mehr Material besser ist. Zehn gute Beispiele schlagen einen Ordner mit hundert Dateien. Entscheidend ist, dass die Aufgaben häufig vorkommen und dass die Leute, die sie mitbringen, sie am Tag auch selbst bearbeiten.
Der Workshop-Tag: ein Beispielablauf
Das klassische Format ist ein Tag, hands-on, an euren Aufgaben. Die folgende Struktur ist ein Beispiel, damit du dir den Tag vorstellen kannst. Jeder Tag wird auf das Team zugeschnitten, Reihenfolge und Gewicht der Blöcke ändern sich mit euren Anwendungsfällen.
| Block | Was passiert | Was danach steht |
|---|---|---|
| Vormittag: Start | Das Ziel des Tages, dazu eine kurze Runde: Wer arbeitet woran, und wo steht jeder mit KI? | Jeder weiß, an welcher eigenen Aufgabe er heute arbeitet. |
| Vormittag: gemeinsame Grundlagen | Wie KI-Werkzeuge arbeiten, wo sie stark sind, wo sie danebenliegen und wie ein guter Arbeitsauftrag aufgebaut ist. | Eine gemeinsame Sprache, egal ob Einsteiger oder Power-User. |
| Vormittag: erste echte Aufgabe | Eine Aufgabe aus eurer Vorbereitung wird gemeinsam durchgespielt, etwa ein Angebotsentwurf aus Stichpunkten. | Ein brauchbares Ergebnis, an dem alle gesehen haben, wie es geht. |
| Nachmittag: eigene Workflows | Jeder baut an seinen eigenen Aufgaben, ich helfe dort, wo es hakt. | Erste fertige KI-Workflows für jede Person. |
| Nachmittag: Vorlagen und Leitplanken | Die besten Prompts werden zu gemeinsamen Vorlagen. Dazu klare Leitplanken, welche Daten in welches Werkzeug dürfen. | Ein gemeinsamer Standard, statt dass jeder für sich bastelt. |
| Abschluss | Der Plan für die nächsten Wochen: Wer nutzt welchen Workflow wofür, was wird als Nächstes ausprobiert? | Verabredungen statt guter Vorsätze. |
Zwei Dinge sind an diesem Ablauf wichtig. Erstens wird der größte Teil des Tages gearbeitet, nicht zugehört: kein Theorie-Vortrag, keine Folienschlacht. Zweitens bekommt jeder etwas Passendes. Skeptiker verlieren die Berührungsangst, weil sie an ihrer eigenen Aufgabe sehen, was geht. Power-User bekommen fortgeschrittene Kniffe, statt sich zu langweilen.
Bei den Grundlagen setze ich auf das, was sich im Alltag bewährt, nicht auf Tricks. Welche Prompting-Techniken wirklich wirken und welche überholt sind, steht in Prompting-Techniken: Was wirklich wirkt.
Was du für den Tag vorbereitest. Jeder Teilnehmer braucht einen Rechner mit funktionierendem Zugang zu dem Werkzeug, mit dem ihr arbeitet, getestet vor dem Tag und nicht am Morgen. Vor Ort kommt ein Raum mit großem Bildschirm und stabilem Internet dazu. Und der Tag ist geblockt: Wer zwischendurch Kundentelefonate annimmt, baut keine Workflows.
Typisches Missverständnis: dass am Abend alles automatisiert ist. Am Ende des Tages stehen erste fertige Workflows, die jeder direkt im Alltag einsetzen kann. Was daraus wird, entscheidet sich in den Wochen danach.
Varianten: vor Ort, remote, nach Abteilung
Inhouse oder remote. Der Workshop funktioniert bei euch vor Ort genauso wie als interaktive Remote-Session, beides mit voller Hands-on-Beteiligung. Vor Ort bin ich in Ostwürttemberg und der Region, von Aalen über Heidenheim, Schwäbisch Gmünd, Ellwangen und Crailsheim bis Schorndorf, Heilbronn und Stuttgart. Remote passt, wenn das Team verteilt arbeitet oder weiter weg sitzt.
Gruppengröße. Ideal sind Gruppen bis etwa 12 Personen, damit jeder hands-on mitarbeiten und Fragen stellen kann. Größere Teams teile ich sinnvoll auf, oder wir machen Abteilungs-Workshops daraus.
Abteilungs-Workshops. Vertrieb, Marketing und Backoffice haben unterschiedliche Aufgaben, also bekommt jede Abteilung einen Tag, der auf ihre Anwendungsfälle zugeschnitten ist:
- Vertrieb: Angebote, Nachfass-Mails, Einwandbehandlung. Weitere Einsatzfelder stehen in KI im Vertrieb.
- Marketing: Content, Kampagnen, Recherche.
- Backoffice: Dokumente, Auswertungen, Routineaufgaben.
Mein Rat bei gemischten Teams: lieber zwei fokussierte Tage für zwei Abteilungen als ein Tag, an dem die halbe Gruppe zusieht, wie die andere Hälfte Auswertungen baut.
Was nach dem Workshop bleibt
- Die Aufzeichnung. Zum Nachschlagen und für neue Kollegen, die später dazukommen und aufholen wollen.
- Der Foliensatz. Die Grundlagen des Tages zum Nachlesen.
- Prompt-Frameworks und Vorlagen. Erprobte Bausteine, die das Team direkt weiterverwendet, als gemeinsamer Standard.
- Tool-Setup und Leitplanken. Das passende Werkzeug ist sauber eingerichtet, der Wildwuchs aufgeräumt, und jeder weiß, welche Daten wohin dürfen. Wie viel so ein Wildwuchs kostet, zeigt Wie viele KI-Werkzeuge zahlst du eigentlich?
- Das Follow-up. Damit das Gelernte im Alltag hängen bleibt, statt zu verpuffen.
Das Follow-up wirkt unscheinbar, ist aber entscheidend. In den ersten Wochen zeigt sich, ob aus den Workflows vom Workshop-Tag Gewohnheiten werden. Genau dann tauchen die Fragen auf, die am Tag selbst noch niemand hatte: der Sonderfall, der nicht in die Vorlage passt, oder das Ergebnis, das plötzlich schlechter ausfällt als im Workshop.
Was der Workshop nicht ist
Kein Standard-Seminar. Es gibt keine fertige Agenda, die für jedes Team gleich abgespult wird. Genau dafür sind Vorgespräch und Vorbereitung da.
Keine Werkzeug-Verkaufsveranstaltung. Ich verkaufe keine Lizenzen und nehme keine Provisionen. Gearbeitet wird mit den Werkzeugen, die zu euch passen. Wenn ihr noch überlegt, welches das sein soll, hilft ChatGPT oder Claude? Die Frage bringt dich nicht weiter bei der Einordnung.
Kein Ersatz für eine Strategie. Ein Workshop macht ein Team fit für die Arbeit mit KI. Welche Abläufe im Betrieb sich wirklich lohnen, welche Daten wo liegen und in welcher Reihenfolge ihr vorgeht, ist eine andere Frage. Die beantwortet eine Beratung, wie ich sie in So läuft eine KI-Beratung bei mir ab beschreibe.
Kein Kurs zum Abhaken. Entscheidend ist, ob dein Team danach anders arbeitet. Worin sich ein Workshop im Haus von einem Online-Kurs unterscheidet, habe ich in KI-Führerschein gegenübergestellt.
Wie du als Geschäftsführer dafür sorgst, dass es hängen bleibt
Ein guter Workshop-Tag ist die halbe Miete. Die andere Hälfte liegt bei dir, und sie kostet erstaunlich wenig.
- Sei dabei, zumindest am Anfang und beim Abschluss. Wenn du den Plan für die nächsten Wochen mitträgst, ist er verbindlich. Wenn nicht, bleibt er eine Empfehlung.
- Beantworte die unausgesprochene Frage. Was passiert mit der Zeit, die frei wird? Sag es vor dem Workshop, und sag es ehrlich. Warum das so viel ausmacht, steht in Warum dein Team die KI nicht benutzt.
- Kläre das Werkzeug vorher. Wer nach dem Workshop erst noch einen Zugang beantragen muss, hat bis zur Freischaltung die Hälfte vergessen.
- Gib Zeit in den ersten Wochen. Neue Abläufe sind anfangs langsamer als die alten. Wer das nicht einplant, bekommt den alten Weg zurück.
- Benenne eine Person für die Vorlagen. Jemand muss die gemeinsamen Prompt-Vorlagen pflegen, verbessern und neue Kollegen darauf hinweisen. Sonst hat nach ein paar Monaten wieder jeder seine eigene Version.
- Miss an Vorgängen, nicht an Anmeldungen. Nicht „wie viele nutzen es“, sondern „wie viele Angebote liefen letzte Woche über den neuen Ablauf“. Wie du das aufsetzt, steht in Woran du erkennst, ob die KI etwas gebracht hat.
- Nimm Aufzeichnung und Vorlagen in die Einarbeitung auf. So holen neue Kollegen auf, ohne dass es gleich einen zweiten Workshop braucht.
Häufige Fragen
Braucht mein Team Vorkenntnisse für einen KI-Workshop?
Nein. Der Tag holt jeden dort ab, wo er steht, vom kompletten Einsteiger bis zum Power-User. Genau darum geht es: alle auf ein gemeinsames Level zu bringen.
Wie viele Teilnehmer sind bei einem KI-Workshop sinnvoll?
Ideal sind Gruppen bis etwa 12 Personen, damit jeder hands-on mitarbeiten und Fragen stellen kann. Größere Teams werden aufgeteilt oder bekommen Abteilungs-Workshops.
Funktioniert ein KI-Workshop auch remote?
Ja, als interaktive Remote-Session mit voller Hands-on-Beteiligung. Ihr wählt, was besser zu eurem Team passt.
Wie lange dauert ein KI-Workshop und was kostet er?
Das klassische Format ist ein Tag. Der Preis hängt von Teamgröße, Umfang und Vorbereitung ab. Nach der kostenlosen Prozessanalyse bekommst du ein passendes, transparentes Angebot.
Mit welchen KI-Tools arbeiten wir im Workshop?
Mit denen, die ihr nutzt oder nutzen wollt. Der Tag wird auf eure Werkzeuge zugeschnitten, nicht umgekehrt. Ist die Entscheidung noch offen, sprich das im Vorgespräch an.
Fazit
Ein KI-Workshop bei mir hat vier Teile: das Vorgespräch, in dem Ziel und Teilnehmerkreis klar werden, die Vorbereitung mit euren echten Aufgaben, den Tag, an dem jeder eigene Workflows baut, und das Follow-up, damit es hängen bleibt. Jeder Tag ist auf das Team zugeschnitten, inhouse oder remote.
Ob der Workshop wirkt, entscheidet sich nicht nur am Tag selbst, sondern in den Wochen danach. Mit gemeinsamen Vorlagen, klaren Leitplanken, einer zuständigen Person und einer Kennzahl, die auf Vorgänge statt auf Anmeldungen schaut, wird aus einem guten Tag eine neue Arbeitsweise.
Alle Details zum Format findest du auf der Seite zum KI-Workshop. Wenn du den Tag für dein Team planen willst, vereinbare eine kostenlose Prozessanalyse.