Frag deine Buchhaltung, wie viele Abonnements mit KI im Namen bei euch laufen. In den meisten Betrieben kann das niemand aus dem Kopf beantworten, und die Zahl ist höher als geschätzt.
Das ist keine Schlamperei, sondern die Folge davon, dass diese Werkzeuge einzeln billig sind. Zwanzig Euro im Monat genehmigt sich jeder Abteilungsleiter selbst. Zwölf davon sind eine Stelle im Jahr.
Wie der Wildwuchs entsteht
Immer gleich. Jemand hat ein Problem, findet ein Werkzeug, die Testphase ist kostenlos, danach läuft es. Ein halbes Jahr später gibt es drei Werkzeuge, die im Kern dasselbe tun, jedes mit einem eigenen Konto, einem eigenen Vertrag und einem eigenen Ort, an dem Firmendaten liegen.
Das ist die zahlende Variante von Schatten-KI: nicht heimlich, sondern nur unkoordiniert. Und sie ist in einer Hinsicht schlimmer, weil hier tatsächlich Verträge geschlossen werden, oft von Leuten, die dafür nicht zuständig sind.
Die Inventur, die zwei Stunden dauert
Bevor du irgendetwas kündigst, brauchst du eine Liste. Vier Quellen reichen:
- Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnung der letzten zwölf Monate. Such nach den üblichen Anbietern und nach kleinen wiederkehrenden Beträgen in Dollar.
- Die Buchhaltung nach Belegen unter fünfzig Euro mit ausländischem Aussteller fragen.
- Im Team fragen, ohne Vorwurf. Wer eine Konsequenz erwartet, sagt nichts.
- Die Anmeldungen in eurem Identitätsverwaltungssystem durchsehen, falls vorhanden.
Für jeden Fund fünf Angaben: Werkzeug, Kosten im Monat, wer nutzt es, wofür, und ob Firmendaten darin liegen. Mehr nicht.
Die Auswertung
Sortier die Liste nicht nach Preis, sondern in vier Gruppen:
| Gruppe | Erkennungsmerkmal | Entscheidung |
|---|---|---|
| Doppelt | Zwei Werkzeuge, dieselbe Aufgabe | eines behalten, das andere kündigen |
| Verwaist | Läuft, wird aber seit Monaten nicht genutzt | kündigen, meistens der größte Einzelposten |
| Schon enthalten | Funktion steckt in etwas, das ihr ohnehin zahlt | umstellen, dann kündigen |
| Datenfrage offen | Firmendaten drin, unklar, wo sie landen | sofort klären, unabhängig vom Preis |
Die letzte Gruppe ist die einzige, die eilig ist. Bei den anderen dreien geht es um Geld, hier um ein Risiko.
Und die zweite Gruppe ist fast immer die größte. Verwaiste Abonnements sterben nicht, weil niemand sie vermisst und deshalb auch niemand kündigt.
Der Rechenfehler, den fast alle machen
Beim Aufräumen wird auf den Preis pro Nutzer geschaut. Die falsche Zahl.
Richtig ist: Kosten pro erledigter Aufgabe. Ein Werkzeug für 40 Euro im Monat, das einem Menschen fünf Stunden abnimmt, ist billiger als eines für 15 Euro, das zweimal nachgebessert werden muss. Wer nur die Rechnung senkt, spart sich in die Mehrarbeit hinein, und die taucht nirgends auf.
Deshalb gehört zu jedem Kündigungsvorschlag die Frage, was danach passiert. Wenn die Antwort „das macht dann wieder jemand von Hand" lautet, hast du nichts gespart, sondern verschoben.
Wie du es künftig verhinderst
Kein Genehmigungsprozess. Der erzeugt nur wieder heimliche Anschaffungen. Drei leichte Regeln reichen:
Ein Ort, an dem steht, was wir haben. Eine Tabelle genügt. Wer ein neues Werkzeug will, sieht zuerst dort nach. Allein das verhindert die Hälfte der Doppelungen.
Eine Anlaufstelle, keine Freigabestufe. Eine Person, bei der man Bescheid sagt. Nicht um zu genehmigen, sondern um zu wissen, ob es das schon gibt und ob die Datenfrage geklärt ist.
Ein fester Termin, zweimal im Jahr. Liste durchgehen, verwaiste Abonnements kündigen. Eine Stunde, zwei Kalendereinträge.
Und wenn ihr ohnehin eine KI-Richtlinie aufsetzt, gehört dieser Absatz mit hinein. Zwei Fliegen, ein Dokument.
Die unbequeme Erkenntnis am Ende
Bei den meisten Inventuren, die ich begleite, ist das überraschendste Ergebnis nicht die Summe. Es ist, wie viele Werkzeuge gekauft wurden, um ein Problem zu lösen, das eigentlich ein Prozessproblem war.
Drei Werkzeuge zum Zusammenfassen von Dokumenten, weil niemand weiß, wo die aktuelle Fassung liegt. Zwei zur Aufgabenverwaltung, weil Zuständigkeiten unklar sind. Das ist keine Werkzeugfrage, und deshalb löst auch kein weiteres Werkzeug es. Siehe Erst Prozesse, dann KI.
Fazit
Zwei Stunden Inventur über Kontoauszüge, Buchhaltung und ein Gespräch im Team. Dann in vier Gruppen sortieren: doppelt, verwaist, schon enthalten, Datenfrage offen. Nur die letzte ist eilig.
Gerechnet wird in Kosten pro erledigter Aufgabe, nicht pro Nutzer. Und damit es nicht wiederkommt, reichen eine Liste, eine Anlaufstelle und zwei Termine im Jahr.
Wenn du wissen willst, welche eurer Abläufe stattdessen einen eigenen Weg verdienen, rechne den KI-Potenzial-Check durch oder sprich mit mir in einer KI-Beratung.
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