So läuft eine KI-Beratung ab

Eine KI-Beratung ist schwer einzuschätzen, bevor sie anfängt. Du weißt nicht, wie viele Termine kommen, wer von deinen Leuten dafür Zeit braucht und was am Ende tatsächlich auf dem Tisch liegt. Also bleibt die Anfrage liegen, obwohl die eigentliche Frage drängt: Wo bringt KI in deinem Betrieb wirklich etwas, und wo nicht?

Deshalb beschreibe ich hier genau, wie eine KI-Beratung bei mir abläuft. Vom kostenlosen Erstgespräch über die vier Schritte bis zum fertigen Fahrplan, jeweils mit dem, was passiert, was du vorbereitest, wer von deiner Seite dabei sein sollte und was danach vorliegt.

Was du hier nicht findest, sind Preise und feste Stundenzahlen. Beides hängt vom Umfang ab, und den klären wir, bevor irgendetwas kostet. Wie das funktioniert, steht gleich im ersten Abschnitt.

Vor dem Start: die kostenlose Prozessanalyse

Was passiert. Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem 30-minütigen Call. Du erzählst, wo es in deinen Abläufen hakt, ich frage nach, und gemeinsam schauen wir, wo Automatisierung und KI bei dir den größten Hebel haben könnten. Ohne Verkaufsdruck und ohne Buzzwords.

Was du vorbereitest. Fast nichts. Hilfreich sind zwei, drei Abläufe, die dich im Moment am meisten Zeit oder Nerven kosten, und eine grobe Vorstellung davon, was sich ändern soll. Wer vorher einen Anhaltspunkt haben will, macht den KI-Potenzial-Check. Er zeigt in etwa zwei Minuten, wo bei dir der größte Hebel liegen dürfte.

Wer dabei sein sollte. Du als Entscheider. In diesem Gespräch geht es um Richtung und Umfang, nicht um die Details der Sachbearbeitung.

Was danach vorliegt. Eine erste Einschätzung, wo der Hebel sitzt, und, wenn es passt, ein transparentes Angebot ohne versteckte Posten. Einen Katalogpreis gibt es nicht, weil Umfang und Tiefe von Betrieb zu Betrieb verschieden sind. Und wenn schon hier klar wird, dass KI bei deinem Problem nicht die Antwort ist, sage ich dir das.

Typisches Missverständnis: dass man für dieses Gespräch schon alles aufbereitet haben muss. Muss man nicht. Ordnung in die Sache zu bringen ist Aufgabe der nächsten Schritte, nicht deine Hausaufgabe vor dem ersten Call.

Schritt 1: Standortbestimmung

Was passiert. Wir schauen auf deine Prozesse, deine Daten und deine Ziele, und ich schätze ehrlich ein, wie reif dein Unternehmen für KI wirklich ist. Um diese Fragen geht es dabei:

• Welche Abläufe laufen jede Woche, wer macht sie, und wo entstehen Wartezeiten oder Rückfragen?
• Wo liegen eure Daten: im ERP, im CRM, in Excel-Listen, im Postfach oder in den Köpfen einzelner Leute?
• Welche KI-Werkzeuge und Abos gibt es schon, und welche davon werden tatsächlich genutzt?
• Was soll sich durch KI ändern, und woran würdest du merken, dass es passiert ist?
• Wer entscheidet über neue Vorhaben, und wer hätte überhaupt Zeit, sie umzusetzen?

Was du vorbereitest. Eine grobe Liste eurer wichtigsten Abläufe, eine Übersicht der Systeme und Abos, die ihr bezahlt, und eine Antwort auf die Frage, wer bei euch was macht. Keine Hochglanzfassung, eine ehrliche Stichpunktliste reicht. Wer schon beim Aufschreiben der Abos stutzt, findet in Wie viele KI-Werkzeuge zahlst du eigentlich? eine schnelle Inventur.

Wer dabei sein sollte. Die Geschäftsführung und mindestens eine Person aus jedem Bereich, um den es gehen könnte. Und zwar die Leute, die den Ablauf täglich machen, nicht nur die, die ihn verantworten. Sie kennen die Abkürzungen, die Sonderfälle und die Excel-Liste, von der sonst niemand weiß.

Was danach vorliegt. Ein gemeinsames Bild davon, wie bei euch gearbeitet wird, und eine ehrliche Einschätzung, wo ihr steht. Das kann auch heißen: Bevor KI sinnvoll ist, müssen erst Abläufe geklärt oder Wissen aufgeschrieben werden. Wie das ohne Großprojekt geht, beschreibe ich in Business OS aufbauen.

Typisches Missverständnis: dass die Reife-Einschätzung eine Note für dein Team ist. Sie ist eine Bestandsaufnahme. Sie beschreibt den Ausgangspunkt, nicht die Leute, und sie entscheidet darüber, welche Schritte als Nächstes überhaupt Sinn ergeben.

Schritt 2: Potenzialanalyse

Was passiert. Gemeinsam sammeln wir konkrete Anwendungsfälle und bewerten jeden nach drei Kriterien. Ziel ist, sichtbar zu machen, wo KI echten Nutzen bringt und wo sie nur teures Spielzeug wäre.

Was du vorbereitest. Echte Beispiele aus dem Alltag: ein typisches Angebot, eine typische Kundenanfrage, eine Auswertung, die jeden Monat von Hand entsteht. Dazu grobe Mengen, also wie oft so ein Vorgang pro Woche oder Monat vorkommt. Wer es genau wissen will, schreibt vorher eine Woche lang mit, wo die Zeit hingeht. Die Methode dafür steht in Automatisierungspotenzial finden. Beispiele mit Kundendaten gibst du mir am besten als Kopie mit geschwärzten Namen.

Wer dabei sein sollte. Pro Bereich die Person, die den Ablauf wirklich kennt, und für die Bewertung von Wirkung und Risiko die Geschäftsführung. Beides gehört zusammen: Die Fachleute wissen, was im Ablauf möglich ist, die Geschäftsführung weiß, was es dem Betrieb wert ist.

Was danach vorliegt. Eine bewertete Liste von Anwendungsfällen. Das Ziel sind die zwei, drei Fälle mit echtem Return, und genauso wichtig ist die Liste dessen, was du bewusst nicht angehst, jeweils mit Begründung. Nach diesem Schritt hast du erste Klarheit, und zwar in wenigen Wochen.

Typisches Missverständnis: dass eine lange Liste ein gutes Ergebnis ist. Fünfzig Ideen lähmen mehr, als sie helfen. Wer Anregungen braucht, findet sie in KI Use Cases im Mittelstand, aber am Ende zählt nur, was bei dir die meiste Wirkung für den vertretbaren Aufwand bringt.

Schritt 3: Roadmap und Priorisierung

Was passiert. Aus den Erkenntnissen wird ein priorisierter Fahrplan mit Business Case: welche Vorhaben in welcher Reihenfolge, mit Meilensteinen, Aufwänden und erwartetem Return. Die schnellen Hebel ziehe ich bewusst nach vorne, damit früh etwas im Alltag ankommt. Bestehende Systeme werden dabei mitgedacht, nicht ersetzt.

Dazu kommen Regeln und Leitplanken, damit KI im Betrieb geordnet läuft: welche Daten in welche Werkzeuge dürfen, wer Ergebnisse prüft und wer wofür zuständig ist. Wie so ein Regelwerk im Detail aussehen kann, zeigt KI-Richtlinie fürs Unternehmen erstellen.

Was du vorbereitest. Eine Vorstellung vom Budgetrahmen, zumindest als Größenordnung. Eine ehrliche Antwort darauf, wie viel Zeit deine Leute in den nächsten Monaten für neue Abläufe haben. Und die Zeiträume, in denen nichts Neues starten darf, etwa die Hochsaison oder der Jahresabschluss.

Wer dabei sein sollte. Die Geschäftsführung, weil hier entschieden wird. Dazu die Person, die später intern für die Umsetzung zuständig sein soll. Wer den Plan mitgebaut hat, trägt ihn auch.

Was danach vorliegt. Eine klare Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsführung und ein Plan, den dein Team am Montag umsetzen kann. Keine Buzzword-Präsentation, sondern eine Reihenfolge, die sagt, was als Nächstes passiert, wer es macht und woran ihr merkt, ob es funktioniert. Wie du das Messen von Anfang an einplanst, steht in Woran du erkennst, ob die KI etwas gebracht hat.

Typisches Missverständnis: dass eine richtige KI-Strategie dicker sein muss als dieser Fahrplan. Warum eine gute Strategie auf eine Seite passt, habe ich in KI-Strategie fürs Unternehmen beschrieben.

Schritt 4: Umsetzungsbegleitung, wenn du willst

Was passiert. Auf Wunsch begleite ich die Umsetzung: von der anbieterneutralen Toolauswahl über die Einführung bis zur Befähigung deines Teams. Das heißt Schulungen und klare Kommunikation, damit KI nicht als Bedrohung ankommt, sondern als Werkzeug. Wenn das ganze Team auf einen gemeinsamen Stand kommen soll, ist ein KI-Workshop dafür oft der schnellste Weg.

Das „auf Wunsch“ ist ernst gemeint. Mit dem Fahrplan aus Schritt 3 kannst du auch selbst weitermachen und die Umsetzung mit deinem eigenen Team angehen. Du musst die Begleitung nicht buchen, damit die ersten drei Schritte einen Wert haben.

Was du vorbereitest. Eine interne Ansprechperson mit echter Zeit im Kalender, die Zugänge zu den Systemen, die eingerichtet oder angebunden werden sollen, und feste Zeitfenster, in denen das Team für Einführung und Schulung verfügbar ist.

Wer dabei sein sollte. Die interne Ansprechperson durchgehend, die Leute, die mit dem neuen Ablauf arbeiten werden, bei Einführung und Schulung. Und du selbst an den Stellen, an denen entschieden wird.

Was danach vorliegt. Werkzeuge, die eingerichtet sind und genutzt werden, und ein Team, das weiß, wie es damit arbeitet. Wann sich das konkret im Alltag bemerkbar macht, hängt vom gewählten Anwendungsfall ab.

Typisches Missverständnis: dass die Arbeit mit der Einführung erledigt ist. Ob ein Team ein Werkzeug wirklich nutzt, entscheidet sich in den Wochen danach. Deshalb gehört zur Befähigung mehr als ein Termin, an dem alle einmal zugeschaut haben.

Was du am Ende in der Hand hast

• Eine ehrliche Standortbestimmung: wo ihr bei Prozessen, Daten und Zielen steht und wie reif ihr für KI seid.
• Eine bewertete Liste von Anwendungsfällen nach Wirkung, Aufwand und Risiko, einschließlich der Ideen, die ihr bewusst nicht verfolgt.
• Einen priorisierten Fahrplan mit Business Case: Reihenfolge, Meilensteine, Aufwände und erwarteter Return.
• Regeln und Leitplanken: welche Daten in welche Werkzeuge dürfen, wer prüft, wer zuständig ist.
• Eine anbieterneutrale Empfehlung für System und Technik, ausgerichtet an eurem Bedarf.
• Auf Wunsch: eingeführte Werkzeuge und ein Team, das damit arbeitet.

Was du nicht bekommst: eine Foliensammlung für die Schublade. Wenn ein Ergebnis nicht dazu taugt, am Montag etwas anders zu machen, war es das falsche.

Was ich bewusst nicht mache

Manche Dinge sind in meiner Beratung ausgeschlossen, und zwar mit Absicht.

• Ich verkaufe keine Lizenzen und nehme keine Provisionen von Werkzeuganbietern. Meine Empfehlung richtet sich allein nach deinem Bedarf.
• Ich dränge dir kein Werkzeug auf. Ich habe nichts im Regal, das ich loswerden muss. Wenn das, was ihr schon habt, reicht, lautet genau so die Empfehlung.
• Ich ersetze keine Systeme, die funktionieren. Was schon da ist, wird mitgedacht. Ein neues Werkzeug muss sich gegen das Bestehende behaupten, nicht umgekehrt.
• Ich starte keinen Aktionismus. Zehn Werkzeuge gleichzeitig zu testen, bringt Unruhe, aber selten Ergebnisse. Der Fokus liegt auf den zwei, drei Hebeln mit echtem Return.
• Ich sage dir, wenn KI nicht die Antwort ist. Manchmal ist ein sauber beschriebener Ablauf, eine feste Regel oder eine einfache Automatisierung ohne KI die bessere Lösung. Dann steht genau das im Fahrplan.

Woran du diese Haltung bei jedem Anbieter prüfen kannst, nicht nur bei mir, steht in Woran du einen brauchbaren KI-Dienstleister erkennst.

Vor Ort in Ostwürttemberg oder remote, und wie du dich vorbereitest

Vor Ort oder remote

Ich arbeite von Aalen aus und komme persönlich zu dir, in Ostwürttemberg und der Region: Aalen, Heidenheim, Schwäbisch Gmünd, Ellwangen, Crailsheim, Schorndorf, Heilbronn und Stuttgart. Genauso läuft die Beratung remote, wenn dein Betrieb weiter weg liegt oder deine Leute verteilt arbeiten.

Mein Rat: Für die Standortbestimmung lohnt sich ein Termin vor Ort besonders, weil man Abläufe besser versteht, wenn man sieht, wo und wie sie passieren. Für Bewertung, Fahrplan und viele Abstimmungen danach funktioniert ein Videocall genauso gut. Was für dich passt, besprechen wir in der Prozessanalyse.

Deine Checkliste

• Zwei, drei Abläufe notiert, die gerade am meisten Zeit oder Nerven kosten.
• Eine Stichpunktliste eurer wichtigsten Abläufe, jeweils mit der Person, die sie macht.
• Eine Übersicht aller Systeme, Werkzeuge und Abos, auch der KI-Zugänge, die einzelne Leute nebenbei nutzen.
• Echte Beispiele als Kopie, Kundennamen geschwärzt: ein Angebot, eine Anfrage, eine wiederkehrende Auswertung.
• Grobe Mengen: Wie oft kommt jeder dieser Vorgänge pro Woche oder Monat vor?
• Ein Satz zum Ziel: Was soll in zwölf Monaten anders sein?
• Ein Budgetrahmen, zumindest als Größenordnung.
• Die Namen der Leute, die bei Standortbestimmung und Potenzialanalyse dabei sind, samt freien Terminen.
• Eine Person, die intern den Hut aufhat, wenn es an die Umsetzung geht.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es bis zum fertigen Fahrplan?

Das hängt vom Umfang ab: wie viele Bereiche, wie viele Abläufe, wie tief die Analyse gehen soll. Erste Klarheit hast du nach der Potenzialanalyse, in wenigen Wochen. Den genauen Rahmen klären wir in der kostenlosen Prozessanalyse, bevor du dich auf irgendetwas festlegst.

Was kostet eine KI-Beratung?

Es gibt keinen Katalogpreis, weil Umfang und Tiefe sehr unterschiedlich sind. Nach der kostenlosen Prozessanalyse bekommst du ein transparentes Angebot ohne versteckte Posten. Womit du bei Beratung grundsätzlich rechnen solltest, ordne ich in Was macht ein KI-Berater? ein.

Muss ich die Umsetzung danach bei dir buchen?

Nein. Die Umsetzungsbegleitung ist ein Angebot, keine Bedingung. Mit dem Fahrplan kannst du auch selbst weitermachen.

Was passiert, wenn KI bei uns gar nicht passt?

Dann sage ich dir das, sobald es sich zeigt. Manchmal liegt der Hebel woanders, etwa in einem klarer beschriebenen Ablauf oder einer einfachen Automatisierung ohne KI. Auch das ist ein Ergebnis, und zwar eins, das dir Geld für die falsche Investition erspart.

Geht eine KI-Beratung auch komplett remote?

Ja. Persönlich vor Ort bin ich in Ostwürttemberg und der Region, remote auch darüber hinaus. Die Schritte bleiben dieselben.

Fazit

Eine KI-Beratung bei mir folgt einem festen Ablauf: kostenlose Prozessanalyse, dann Standortbestimmung, Potenzialanalyse, Roadmap mit Business Case und auf Wunsch die Begleitung bei der Umsetzung. In jedem Schritt ist klar, was du vorbereitest, wer dabei ist und was danach vorliegt.

Am Ende steht kein Stapel Folien, sondern eine Entscheidung: welche zwei, drei Vorhaben ihr angeht, in welcher Reihenfolge, nach welchen Regeln und woran ihr merkt, ob es wirkt. Dazu eine ehrliche Aussage darüber, wo KI bei euch gerade nichts bringt.

Wenn du vorab einen Anhaltspunkt willst, mach den KI-Potenzial-Check. Alle Leistungsbausteine findest du auf der Seite zur KI-Beratung. Und wenn du direkt starten willst, vereinbare eine kostenlose Prozessanalyse.