Die Frage kommt in fast jedem Erstgespräch: Wo könnten wir denn bei uns KI einsetzen? Und fast immer folgt darauf eine Pause, in der jemand zwei, drei Dinge aufzählt, die ihn zuletzt geärgert haben.
Das ist nicht dumm, es ist nur die falsche Quelle. Dein Gedächtnis ist ein schlechter Zeuge für deine eigene Arbeit. Es merkt sich, was unangenehm war, nicht, was oft war. Und automatisierbar ist fast immer das Zweite.
Deshalb fange ich nie mit einer Werkzeugliste an, sondern mit einer Woche Mitschreiben. Das klingt banal. Es ist der Schritt, der über alles Weitere entscheidet.
Die Woche, in der du mitschreibst
Fünf Arbeitstage, jede Aufgabe eine Zeile. Nicht abends aus der Erinnerung, sondern in dem Moment, in dem du etwas anfängst oder beendest. Aus der Erinnerung entsteht dieselbe geschönte Liste, die du auch ohne die Woche gehabt hättest.
Vier Spalten reichen:
- Was, in deinen eigenen Worten. „Angebot für Meier getippt", nicht „Vertrieb".
- Wie lange, grob. Fünf-Minuten-Schritte genügen, niemand braucht eine Stoppuhr.
- Wie oft so etwas vorkommt. Täglich, wöchentlich, einmal im Monat.
- Was du dabei getan hast. Getippt, gesucht, kopiert, nachgefragt, gewartet, entschieden. Diese Spalte sieht harmlos aus und ist die wichtigste.
Drei Regeln, ohne die es nicht funktioniert:
Nicht nur du schreibst mit. Wer den Betrieb führt, hat den unrepräsentativsten Arbeitstag im ganzen Haus. Die Stunden, die sich wirklich summieren, liegen bei den Leuten, die jeden Tag dasselbe tun.
Sag vorher, wozu es dient. Eine Zeiterfassung, deren Zweck niemand kennt, wird als Kontrolle gelesen, und dann bekommst du hübsche Zahlen statt echter. Ein Satz reicht: Wir suchen die Aufgaben, die dir keiner abnimmt, obwohl sie niemand mögen muss.
Auch das Unfertige aufschreiben. Suchen, Nachfragen, Warten, Doppelt-Eingeben. Genau diese Zeilen sind die Fundgrube, und genau sie fallen beim Aufräumen als Erstes weg, weil sie sich nicht nach Arbeit anfühlen.
Am Freitag sortierst du nach Jahresstunden, nicht nach Ärger
Jetzt kommt der Schritt, der die Reihenfolge umdreht. Nimm jede Zeile und rechne sie aufs Jahr hoch. Ich rechne dabei mit 45 Arbeitswochen, damit Urlaub und Feiertage drin sind.
| Aufgabe | Dauer | Häufigkeit | Pro Jahr |
|---|---|---|---|
| Angebot aus Gesprächsnotizen tippen | 25 Min | 8x pro Woche | 150 Stunden |
| Eingangsrechnung prüfen und ablegen | 6 Min | 60x pro Monat | 72 Stunden |
| Monatsbericht zusammenstellen | 3 Std | 1x pro Monat | 36 Stunden |
| Das ärgerliche Reklamationstelefonat | 20 Min | 2x pro Monat | 8 Stunden |
Die letzte Zeile ist die, die im Erstgespräch genannt wird. Sie ist die kleinste von allen. Die erste Zeile nennt niemand, weil Angebote tippen nun mal dazugehört. Sie ist fast eine ganze Arbeitsmonatsleistung im Jahr.
Das ist der ganze Zweck der Übung: Häufigkeit mal Dauer schlägt Ärgerlichkeit. Immer.
Drei Fragen, die entscheiden, ob es überhaupt geht
Oben auf deiner Liste stehen jetzt drei bis fünf Kandidaten. Bevor du an Werkzeuge denkst, stell an jeden dieselben drei Fragen. Wer bei allen dreien Ja sagen kann, hat einen Fall. Wer zweimal Nein sagt, spart sich ein Projekt.
1. Ist der Auslöser eindeutig? Woran erkennt man von außen, dass diese Aufgabe jetzt anfängt? Eine Mail trifft ein, ein Formular wird abgeschickt, es ist der Erste des Monats. Wenn die ehrliche Antwort „wenn ich Zeit habe" oder „wenn der Kunde nachfragt" lautet, ist der Ablauf noch nicht beschreibbar, und dann ist er auch nicht automatisierbar.
2. Liegen die nötigen Informationen an einem definierten Ort? Oder stecken sie in drei Postfächern, einem Ordner auf dem Desktop und im Kopf einer Kollegin? Das ist der häufigste Grund, warum Automatisierungen scheitern, und er hat mit KI nichts zu tun. Deshalb ist geordnetes Firmenwissen die eigentliche Vorarbeit.
3. Woran erkennst du, dass das Ergebnis richtig ist? Wenn du das nicht in einem Satz sagen kannst, kann es auch keine Maschine prüfen, und du bekommst ein Ergebnis, das niemand freigeben mag. Ein Fertig-Kriterium ist keine Formalie, es ist die Bedingung dafür, dass du dem Ding jemals vertraust.
Dazu kommt eine vierte Frage, die über die Bauweise entscheidet und nicht über das Ob: Läuft der Ablauf immer gleich, oder wird unterwegs geurteilt? Immer gleich heißt feste Regel, billiger und verlässlicher. Urteil heißt Modell. Wo genau die Grenze liegt, steht im Beitrag zu deterministischer gegen KI-Automatisierung.
Die Zeitfresser, die keine sind
Zwei Muster tauchen in jeder Auswertung auf und führen zuverlässig in die Irre.
Die Schattenarbeit. Suchen, Nachfragen, auf Freigaben warten. Das kostet oft die meisten Stunden und sieht nach einem perfekten Automatisierungsfall aus. Ist es aber nicht: Suchen ist kein Ablauf, sondern ein Symptom. Dahinter steckt, dass Informationen nicht dort liegen, wo sie gebraucht werden. Wer das automatisiert, baut eine schnellere Suche nach dem Chaos. Wer es aufräumt, braucht sie nicht mehr.
Die Aufgabe, die selten und riesig ist. Der Jahresabschluss, die eine große Ausschreibung. Hohe Stundenzahl, aber jedes Mal anders, und du hast pro Jahr genau einen Versuch, es besser zu machen. Automatisierung lebt von Wiederholung. Ohne sie lernst du nie, was schiefgeht.
Und der unbequemste Fall: Manches auf deiner Liste gehört nicht automatisiert, sondern gestrichen. Berichte, die niemand liest. Freigaben, die noch nie zu einer Ablehnung geführt haben. Das kostet nichts und wirkt sofort. Warum diese Reihenfolge zählt, habe ich in Erst Prozesse, dann KI auseinandergenommen.
Womit du anfängst
Nicht mit dem größten Posten. Mit dem kleinsten Fall, bei dem alle drei Fragen ein klares Ja ergeben.
Der Grund ist nicht Vorsicht, sondern Beweislast. Der erste Fall muss nicht viel sparen, er muss funktionieren und sichtbar sein. Danach diskutiert im Haus niemand mehr, ob so etwas geht, und du hast echte Zahlen statt einer Schätzung. Genau umgekehrt läuft es in den Projekten, die scheitern: groß angefangen, monatelang gebaut, und am Ende weiß keiner, ob es besser geworden ist.
Was jetzt folgt, sind zwei Schritte: Der Ablauf wird einmal sauber beschrieben, dazu steht alles in Was ein SOP ist und wie du eines schreibst. Und danach wird gebaut, in der Reihenfolge aus Prozess richtig automatisieren.
Ein realistischer Ablauf sieht so aus: eine Woche mitschreiben, einen Nachmittag auswerten, ein bis zwei Wochen bauen, dann vier Wochen messen. Nach etwa zwei Monaten weißt du, ob es sich rechnet, und niemand hat vorher ein Budget für ein halbes Jahr freigeben müssen.
Fazit
Automatisierungspotenzial findet man nicht durch Nachdenken, sondern durch Mitschreiben. Eine Woche, vier Spalten, ehrlich geführt.
Danach sortierst du nach Jahresstunden statt nach Ärger, prüfst die Kandidaten gegen Auslöser, Datenlage und Fertig-Kriterium, und fängst mit dem kleinsten klaren Fall an. Das ist unspektakulär und funktioniert deutlich besser als jede Werkzeugrecherche.
Wenn du eine erste Einschätzung willst, bevor du eine Woche investierst: Im KI-Potenzial-Check rechnest du in zwei Minuten aus, wo bei euch überhaupt etwas zu holen ist. Und wenn du die Auswertung lieber zu zweit machst, gehen wir sie in einer KI-Beratung gemeinsam durch.