Copilot-, Claude- oder ChatGPT-Schulung: Was dein Team lernen sollte

Die Anfrage klingt meistens so: „Wir haben jetzt Copilot, wir brauchen eine Schulung." Oder so: „Die Hälfte des Teams nutzt ChatGPT, die andere Hälfte Claude, kannst du beides zeigen?" Beides ist eine verständliche Bitte. Und beides greift zu kurz, wenn am Ende nur erklärt wird, wo welcher Knopf sitzt.

Eine Copilot-Schulung sieht anders aus als eine Claude- oder ChatGPT-Schulung, weil die Werkzeuge an unterschiedlichen Stellen arbeiten. Copilot steckt in Outlook, Word, Excel und Teams. ChatGPT und Claude sind eigene Arbeitsplätze mit Projekten, Agenten und Vorlagen. Der größere Teil dessen, was ein Team lernen muss, ist aber bei allen dreien gleich.

Dieser Beitrag zeigt, was dein Team je Werkzeug im Büroalltag lernen sollte, was bei allen gleich ist, wie du mit Mischumgebungen umgehst und in welche Falle viele Schulungen tappen. Die beschriebenen Funktionen haben den Stand September 2026.

Erst klären: Was habt ihr eigentlich im Einsatz?

Die erste Frage vor jeder Schulung ist banaler, als sie klingt: Wer im Team hat welches Werkzeug in welchem Tarif? Die Antwort bestimmt, welche Funktionen überhaupt da sind, und sie ist in vielen Betrieben erstaunlich unklar.

Bei Microsoft ist das besonders verwirrend, denn Microsoft unterscheidet derzeit drei Stufen. Copilot Chat ist in den gängigen Business-Tarifen von Microsoft 365 enthalten. Es arbeitet mit Informationen aus dem Web und mit dem, was du hochlädst oder in Outlook und Teams gerade geöffnet hast. Je nach Lizenz und Einstellungen gibt es dazu einen eingeschränkten Zugang zu Copilot in Word, Excel und PowerPoint. Erst mit der bezahlten Zusatzlizenz Microsoft 365 Copilot greift Copilot selbstständig auf deine Mails, Dateien, Termine und Besprechungen zu.

Bei ChatGPT und Claude verläuft die Trennlinie woanders: Privatkonto oder Unternehmenstarif. ChatGPT Business und Claude Team bringen eine zentrale Verwaltung mit und Funktionen, die fürs ganze Team gedacht sind, etwa Vorlagen und Agenten, die im gesamten Unternehmen bereitstehen. Was die Tarife kosten und wer welchen braucht, steht in ChatGPT Business oder Claude Team.

Mach deshalb vor der Schulung eine kurze Bestandsaufnahme: Wer hat welches Werkzeug in welchem Tarif, welche Verbindungen zu anderen Programmen sind eingeschaltet, welche Daten dürfen hinein? Eine Schulung, die Funktionen zeigt, die das halbe Team gar nicht hat, erzeugt vor allem Frust.

Microsoft 365 Copilot: KI dort, wo die Arbeit schon liegt

Die Stärke von Copilot ist der Ort. Niemand muss ein neues Programm öffnen, Copilot sitzt in den Anwendungen, in denen dein Team ohnehin den ganzen Tag arbeitet. Microsoft nennt unter anderem diese Einsatzfelder:

• Outlook: Mails entwerfen, lange Verläufe zusammenfassen, Hinweise zu Klarheit und Ton bekommen.
• Teams: Besprechungen mitschreiben und zusammenfassen, Aufgaben festhalten.
• Word: Entwürfe schreiben, umformulieren, lange Dokumente zusammenfassen.
• Excel: Daten auswerten, Formeln erstellen, Diagramme anlegen.
• PowerPoint: Präsentationen aus einer Beschreibung oder aus einem vorhandenen Dokument erstellen.

Mit der Zusatzlizenz kommt der eigentliche Unterschied: Copilot kennt deinen Arbeitskontext. Die Frage „Was hat Kunde Müller in den letzten zwei Wochen geschrieben, und was haben wir ihm zugesagt?" beantwortet er aus Mails, Dateien und Besprechungen, ohne dass du etwas hochladen musst.

Was dein Team in einer Copilot-Schulung lernen sollte

1. Welche Stufe man hat. Microsoft blendet in den Anwendungen Hinweise ein, welche Copilot-Variante gerade aktiv ist. Wer das weiß, wundert sich nicht, warum die Kollegin Dinge kann, die bei einem selbst fehlen.
2. Gezielt auf Quellen verweisen. „Fass das zusammen" ist schwächer als „Fass die Mails mit Kunde Müller seit Anfang September und das angehängte Angebot zusammen". Je genauer die Quelle, desto besser das Ergebnis.
3. Besprechungszusammenfassungen prüfen, bevor sie rausgehen. Eine Zusammenfassung, die eine Zusage erfindet oder eine Entscheidung verdreht, richtet mehr Schaden an als gar keine.
4. Tabellen sauber vorbereiten. Auswertungen gelingen am besten mit ordentlichen Daten: eine Überschriftenzeile, eine Zeile je Datensatz, keine verbundenen Zellen. Und die Ergebnisse stichprobenartig gegenrechnen.
5. Eigene Vorlagen statt fremder Beispiele. Microsoft bietet eine Sammlung mit Beispiel-Prompts. Als Einstieg ist die gut. Wirksam wird sie erst, wenn daraus eure Vorlagen für eure häufigsten Aufgaben werden.

Ein Punkt gehört vor jeden Start mit Zusatzlizenz, auch wenn er nicht in die Schulung passt: Copilot sieht alles, was der jeweilige Nutzer sehen darf. Sind Ordnerfreigaben über Jahre gewachsen, findet Copilot auch Dinge, die nie jemand finden sollte, etwa die Gehaltsliste im falsch freigegebenen Ordner. Das räumt die IT vorher auf, nicht das Team hinterher.

ChatGPT Business: vom schnellen Chat zum fertigen Ergebnis

ChatGPT ist ein eigener Arbeitsplatz und kein Teil der Office-Programme. Seine Stärke ist die Breite: Texte, Recherchen, Auswertungen, Präsentationen, eigene Assistenten. Im Business-Tarif sind laut OpenAI unter anderem Projekte, eigene GPTs, Verbindungen zu anderen Programmen, Deep Research, der ChatGPT-Agent und der Arbeitsmodus Work enthalten. Für den Büroalltag zählen vor allem vier Funktionen:

• Projekte: Ein Projekt bündelt Chats, Dateien und feste Anweisungen zu einem Thema. Jeder neue Chat darin startet mit diesem Kontext, und Projekte lassen sich mit Kolleginnen und Kollegen teilen.
• Datenanalyse: Tabellen als CSV- oder Excel-Datei hochladen, auswerten und Diagramme erstellen lassen. ChatGPT rechnet dabei mit Code, den man sich ansehen kann.
• Eigene GPTs und Workspace Agents: Vorkonfigurierte Assistenten für wiederkehrende Aufgaben. In den Business- und Enterprise-Tarifen gibt es seit diesem Jahr zusätzlich Workspace Agents, die OpenAI als Weiterentwicklung der GPTs versteht. Sie lassen sich im Team teilen, nach Zeitplan ausführen und an andere Programme anbinden.
• Work: Der Arbeitsmodus für längere, mehrstufige Aufgaben mit einem fertigen Ergebnis, etwa einem Dokument, einer Tabelle, einer Präsentation oder einem Bericht. Chat ist für schnelle Fragen gedacht, Work für Aufgaben, die du sonst an jemanden delegieren würdest.

Was dein Team in einer ChatGPT-Schulung lernen sollte

1. Projekte statt Einzelchats. Wer jede Aufgabe in einem leeren Chat beginnt, erklärt jedes Mal alles neu. Ein Projekt je wiederkehrendem Thema, mit den wichtigsten Unterlagen und Anweisungen, ist der größte einzelne Hebel.
2. Wann Chat, wann Work. Nicht jede Frage braucht einen Agenten, der lange an etwas arbeitet, und nicht jede Aufgabe gehört in den schnellen Chat. Work verbraucht ein eigenes Nutzungskontingent. Die Unterscheidung spart also Zeit und Volumen.
3. Auswertungen prüfen. Eine Auswertung sieht immer überzeugend aus, auch wenn eine Spalte falsch verstanden wurde. Zwei, drei Werte von Hand gegenrechnen gehört fest zum Ablauf.
4. Erst der Ablauf, dann der Assistent. Ein eigener GPT oder Agent lohnt sich für Aufgaben, die schon ein paar Mal von Hand gut funktioniert haben. Einen Assistenten für einen Ablauf zu bauen, der noch nicht sitzt, automatisiert nur die Unklarheit.
5. Freigaben verstehen. Bei Workspace Agents sind Aktionen, die in angebundenen Programmen etwas schreiben oder verändern, standardmäßig so eingestellt, dass vorher nachgefragt wird. Das Team sollte wissen, was es da bestätigt, und die Nachfrage nicht reflexhaft wegklicken.

Claude Team: Projekte, Artifacts, Cowork und Skills

Claude ist wie ChatGPT ein eigener Arbeitsplatz außerhalb der Office-Programme. Im Team-Tarif sind laut Anthropic unter anderem Projekte, Artifacts, Cowork, Claude Code und Verbindungen zu Google Drive, Gmail, Kalender, Microsoft 365 und Slack enthalten. Die vier Funktionen, um die sich eine Claude-Schulung drehen sollte:

• Projekte: Eine Sammlung von Dokumenten und festen Anweisungen, die in jedem Chat des Projekts mitläuft. Für ein Team heißt das: einmal die Angebotsvorlage, die Preisliste und den Schreibstil hinterlegen, und alle arbeiten mit demselben Stand.
• Artifacts: Ergebnisse, die Claude in einem eigenen Fenster neben dem Chat erstellt, etwa Dokumente, Präsentationen, Diagramme, Dashboards oder kleine interaktive Werkzeuge. Im Team-Tarif können Kolleginnen und Kollegen geteilte Artifacts nutzen, ohne dass dafür bei dir zusätzliche Kosten entstehen.
• Cowork: Der Modus, in dem Claude Aufgaben selbstständig über mehrere Schritte erledigt: mit Dateien arbeiten, im Browser recherchieren, angebundene Programme nutzen, wiederkehrende Aufgaben nach Plan ausführen. Verfügbar in der Desktop-App für Mac und Windows, im Web als Beta.
• Skills: Ordner mit Anleitungen, Skripten und Material, die Claude bei passenden Aufgaben selbst dazulädt. Im Team-Tarif kann der Inhaber der Organisation Skills für alle bereitstellen. Sie sind dann bei jedem standardmäßig eingeschaltet.

Für Betriebe, die mit Microsoft 365 arbeiten, ist ein weiteres Detail interessant: Claude gibt es als Add-in für Excel, das seinen Kontext mit den Varianten für PowerPoint, Word und Outlook teilt. Das Excel-Add-in steht in den Tarifen Pro, Max, Team und Enterprise zur Verfügung.

Was dein Team in einer Claude-Schulung lernen sollte

1. Projekte mit Kontext anlegen. Wie bei ChatGPT der größte Hebel. Die Leitfrage: Welche drei, vier Dokumente braucht Claude, um eine Aufgabe so zu erledigen, wie ihr sie erledigt?
2. Ergebnisse als Artifact denken. Nicht nur Text im Chat, sondern ein fertiges Dokument, eine Übersicht oder ein kleines Werkzeug, das man weitergeben kann. Statt einer Liste von Zahlen zum Beispiel eine kleine Übersicht, die die Kollegin ohne Erklärung versteht.
3. Cowork mit klarem Auftrag. Je selbstständiger ein Werkzeug arbeitet, desto wichtiger ist die Aufgabenbeschreibung: Was genau soll am Ende herauskommen, mit welchen Dateien, und was soll Claude nicht anfassen? Danach wird geprüft, nicht nur überflogen.
4. Wiederkehrendes als Skill festhalten. Nicht jeder im Team muss Skills schreiben. Aber jeder sollte merken, wann er eine Aufgabe zum dritten Mal gleich erklärt, und das an die Person weitergeben, die Skills pflegt. Wie ein guter Skill aufgebaut ist, steht in Agent Skills erstellen.
5. Klare Anweisungen schreiben. Ziel, Zusammenhang, gewünschtes Format und ein Beispiel machen den Unterschied. Die wichtigsten Regeln dazu habe ich in 10 Tipps für bessere Claude-Prompts zusammengefasst.

Was bei allen drei gleich ist

Nebeneinandergestellt sehen die drei Werkzeuge so aus:

Die werkzeugspezifischen Teile füllen in einer guten Schulung vielleicht ein Drittel der Zeit. Der Rest ist bei allen drei gleich, und genau dieser Teil entscheidet, ob die Ergebnisse brauchbar sind.

Kontext geben. Die Qualität des Ergebnisses hängt weniger an der Formulierung als an den Informationen, die das Werkzeug bekommt: Wer ist der Kunde, was ist das Ziel, wie sieht ein gutes Ergebnis aus, was ist tabu? Welche Techniken dabei wirklich wirken und welche überholt sind, steht in Prompting-Techniken: Was wirklich wirkt.

Ergebnisse prüfen. Alle drei Werkzeuge schreiben flüssig, auch dann, wenn etwas nicht stimmt. Zahlen, Namen, Termine, Zusagen und Zitate werden immer geprüft. Das ist keine Schwäche eines bestimmten Anbieters, sondern eine Eigenschaft der Technik.

Vorlagen teilen. Ob Projekt, GPT, Agent, Skill oder eine schlichte Sammlung von Textvorlagen: Das Team braucht einen gemeinsamen Bestand für die häufigsten Aufgaben, gepflegt von einer Person. Sonst hat jeder seine eigene Version, und die Qualität hängt davon ab, wer gerade arbeitet.

Regeln für Daten. Welche Werkzeuge sind freigegeben, welche Daten dürfen hinein, was bleibt draußen? Diese Regeln gelten für alle Werkzeuge gleich und gehören an den Anfang jeder Schulung, nicht ans Ende.

Wer diese vier Dinge beherrscht, wechselt ein Werkzeug an einem Vormittag. Wer nur die Knöpfe gelernt hat, braucht bei jedem Wechsel eine neue Schulung.

Mischumgebungen: Copilot für alle, Claude oder ChatGPT für einige

In vielen Betrieben läuft es auf eine Mischung hinaus. Copilot Chat ist mit Microsoft 365 ohnehin da, einige Leute arbeiten zusätzlich mit ChatGPT oder Claude, manchmal offiziell, manchmal nicht. Das ist kein Problem, solange es geordnet ist.

• Aufgaben zuordnen, nicht Werkzeuge verteilen. Legt fest, welche Aufgabe wo erledigt wird. Zum Beispiel: Mails und Besprechungen in Copilot, weil dort der Kontext liegt, längere Analysen und Texte mit vielen Unterlagen in Claude oder ChatGPT.
• Vorlagen werkzeugneutral halten. Eine gute Vorlage ist ein klarer Text mit Ziel, Kontext, Format und Beispiel. So eine Vorlage funktioniert in jedem der drei Werkzeuge. Legt sie an einem gemeinsamen Ort ab und nicht nur im jeweiligen Werkzeug.
• Grundlagen gemeinsam, Werkzeuge getrennt. In der Schulung lernen alle zusammen, was gleich ist, und in kleineren Gruppen das, was nur ihr Werkzeug betrifft.
• Nicht doppelt bezahlen. Zwei Werkzeuge für dieselbe Aufgabe bei denselben Leuten lohnen sich selten. Welches Werkzeug wofür, ist eine Entscheidung, keine Geschmacksfrage. Warum die Frage nach dem besseren Modell dabei kaum weiterhilft, steht in ChatGPT oder Claude? Die Frage bringt dich nicht weiter.

Die Grenzen verschwimmen ohnehin. Claude arbeitet als Add-in in Excel, Word, PowerPoint und Outlook, Microsoft 365 Copilot kann je nach Lizenz auch Modelle von Anthropic nutzen, und einen Modus namens Cowork gibt es inzwischen bei Anthropic und bei Microsoft. Ein Grund mehr, Aufgaben zu schulen statt Oberflächen.

Die Falle: das Werkzeug schulen statt die Aufgabe

Die häufigste Schwäche von Copilot-, ChatGPT- und Claude-Schulungen ist dieselbe: Sie sind Produktvorführungen. Zwölf Funktionen in Excel, acht in Outlook, dazu die neuen Agenten. Am Ende hat jeder alles einmal gesehen und nichts davon auf die eigene Arbeit übertragen.

Dazu kommt, dass sich die Oberflächen ständig ändern. Allein in diesem Jahr hat OpenAI mit den Workspace Agents einen Nachfolger für die eigenen GPTs vorgestellt, Anthropic hat Cowork eingeführt, und Microsoft hat geändert, wer Copilot ohne Zusatzlizenz in Word, Excel und PowerPoint nutzen kann. Wer im Frühjahr gelernt hat, wo welcher Knopf sitzt, sucht im Herbst schon wieder.

Der bessere Aufbau dreht die Reihenfolge um:

1. Aufgabe: Welche wiederkehrende Arbeit frisst bei euch Zeit? Die monatliche Umsatzauswertung, die Angebotsentwürfe, die Protokolle.
2. Ablauf: Wie soll sie künftig laufen, Schritt für Schritt, und an welcher Stelle prüft ein Mensch?
3. Werkzeug: Welches der vorhandenen Werkzeuge passt zu diesem Ablauf?
4. Vorlage: Was wird festgehalten, damit es beim nächsten Mal jeder genauso machen kann?

Die Funktionen lernt das Team dabei nebenbei, und zwar genau die, die es braucht. Welche Formate es dafür gibt, vom Online-Kurs bis zum Inhouse-Workshop, habe ich in KI-Schulung, KI-Workshop oder KI-Weiterbildung verglichen. Wie so ein Tag bei mir konkret abläuft, steht in So läuft ein KI-Workshop bei mir ab.

Für technisch Interessierte: Claude Code und Codex

In fast jedem Team gibt es jemanden, der mehr will: kleine interne Werkzeuge bauen, Dateien in großen Mengen bearbeiten, ein Dashboard mit den eigenen Zahlen. Dafür gibt es Claude Code und Codex, zwei Werkzeuge, in denen die KI direkt in einem Ordner auf dem Rechner arbeitet. Claude Code ist im Team-Tarif von Claude enthalten, Codex in den Plätzen von ChatGPT Business.

Das gehört nicht in die Schulung für alle. Es ist ein eigener Lernweg für ein, zwei Personen, und er lohnt sich erst, wenn die Grundlagen sitzen. Zwei Einstiege aus diesem Blog: Den Weg vom Chat zum Agenten beschreibt der KI-Fahrplan nach ChatGPT, die wichtigsten Handgriffe für den Alltag stehen in Claude-Code-Befehle. Wer einen strukturierten Claude-Code-Kurs sucht, findet in der kostenlosen Claude Academy von Anthropic einen eigenen Lernpfad dazu.

Häufige Fragen

Was lernt man in einer Copilot-Schulung?

Eine gute Copilot-Schulung klärt zuerst, welche Copilot-Stufe das Team hat, und übt dann an echten Aufgaben in Outlook, Teams, Word und Excel: Mails entwerfen, Besprechungen zusammenfassen, Dokumente auswerten, Tabellen analysieren. Dazu gehören das gezielte Verweisen auf Dateien, das Prüfen der Ergebnisse und gemeinsame Vorlagen.

Wie lange dauert eine ChatGPT- oder Claude-Schulung?

Für ein Team, das gemeinsam einsteigt, reicht meist ein Praxistag an den eigenen Aufgaben, wenn danach eine Nachbetreuung folgt. Vertiefungen für einzelne Vielnutzer, etwa zu Agenten oder Skills, kommen später in kleineren Runden dazu.

Gibt es kostenlose Schulungen von Microsoft, OpenAI und Anthropic?

Ja. Microsoft stellt für Copilot Kurse, Beispiel-Prompts und Schulungsmaterial bereit, OpenAI hat die OpenAI Academy mit kostenlosen Kursen und Anthropic die Claude Academy. Für Grundlagen und Funktionsübersichten sind die gut. Eure Aufgaben, Vorlagen und Regeln kennen sie naturgemäß nicht.

Sollten wir Copilot, ChatGPT und Claude gemeinsam schulen?

Die Grundlagen ja, und zwar für alle zusammen, weil sie bei allen Werkzeugen gleich sind. Die werkzeugspezifischen Teile besser getrennt, jeweils für die Gruppe, die das Werkzeug tatsächlich nutzt. Vorher sollte feststehen, welches Werkzeug für welche Aufgabe gedacht ist.

Welches Werkzeug sollten wir schulen, wenn noch nichts entschieden ist?

Dann kommt die Schulung zu früh. Erst entscheiden, welche Aufgaben ihr mit KI erledigen wollt, dann das passende Werkzeug wählen, dann schulen. Wer Microsoft 365 nutzt, hat mit Copilot Chat bereits einen Einstieg, an dem sich testen lässt, wie weit er trägt.

Fazit

Welches Werkzeug ihr im Einsatz habt, bestimmt einen Teil der Schulung. Bei Copilot geht es um die Arbeit in Outlook, Teams, Word und Excel, bei ChatGPT um Projekte, Auswertungen, Work und Agenten, bei Claude um Projekte, Artifacts, Cowork und Skills. Der größere Teil ist bei allen gleich: Kontext geben, Ergebnisse prüfen, Vorlagen teilen, Regeln für Daten.

Die größte Falle ist, das Werkzeug zu schulen statt die Aufgabe. Oberflächen ändern sich laufend, gute Abläufe und Vorlagen bleiben. Fang deshalb mit den Aufgaben an, die bei euch Zeit fressen, und lern genau die Funktionen, die dafür nötig sind.

Wenn dein Team das gemeinsam an den eigenen Aufgaben lernen soll, mit dem Werkzeug, das ihr tatsächlich habt, schau dir die KI-Schulung an. Wenn du vorher klären willst, welches Werkzeug für welche Aufgabe passt, sprechen wir in der kostenlosen Prozessanalyse darüber.