Ein KI-Telefonassistent im Handwerk nimmt die Anrufe an, die heute ins Leere laufen, weil das Team auf der Baustelle ist und das Büro nur stundenweise besetzt. Er trennt Notfälle von allem anderen, stellt Notfälle aufs Bereitschaftshandy durch und schreibt den Rest so auf, dass der Rückruf ohne Nachfragen klappt.
Was er nicht kann: Angebote machen, Preise nennen, Ausführungstermine festlegen. Und bevor du dich für einen Anbieter entscheidest, schreibst du eine Woche lang jeden Anruf mit. Die allgemeinen Kosten und Grenzen stehen im Beitrag KI-Telefonassistent im Mittelstand. Hier geht es um das, was im Handwerk anders ist.
Welche Anrufe kommen in einem Handwerksbetrieb an?
Am Telefon eines Handwerksbetriebs melden sich im Kern fünf Sorten Anrufer. Jede braucht eine andere Behandlung, und genau das muss der Assistent auseinanderhalten.
| Wer ruft an? | Typisches Anliegen | Was der Assistent tut |
|---|---|---|
| Kunde mit Notfall | Wasser läuft, Heizung aus, Sturmschaden | Stellt sofort aufs Bereitschaftshandy durch |
| Neukunde | Angebot fürs Bad, neue Heizung, Dachsanierung | Nimmt die Anfrage auf, bietet Besichtigung oder Rückruf an |
| Bestandskunde | „Wann kommt ihr?“, Termin verschieben, Frage zur Rechnung | Rückrufliste mit Bezug zum Auftrag |
| Lieferant, Großhandel | Liefertermin, Rückfrage zur Bestellung | Nachricht ans Büro oder Weiterleitung an die zuständige Person |
| Vertrieb und Werbung | Branchenbuch, Energievertrag, Leasing | Freundlich beenden, kein Eintrag auf der Rückrufliste |
HERO beschreibt seinen Assistenten HERO Voice genau so: Er sortiert Anliegen von Neukunden, Bestandskunden, Notfällen, Lieferanten, Subunternehmern und Mitarbeitern nach Zuständigkeit und filtert Verkaufsanrufe heraus. Die Sortierung selbst ist aber kein Produktmerkmal, sondern deine Arbeit: Du legst fest, wer wohin gehört.
Wie trennt der Assistent dringend von nicht dringend?
Nicht nach Gefühl, sondern nach deinen Regeln. Schreib auf, was in deinem Gewerk ein Notfall ist. Im Sanitärbetrieb ist das Wasser, das sich nicht abstellen lässt, im Heizungsbau der Ausfall im Winter, beim Dachdecker der Sturmschaden, durch den es hereinregnet. Alles andere wartet bis zum nächsten Werktag.
Dann bekommt der Assistent zwei, drei feste Fragen: Was ist passiert? Läuft gerade Wasser oder besteht Gefahr? Wo ist das Objekt, und unter welcher Nummer ist der Anrufer erreichbar? Ist es ein Notfall, stellt er aufs Bereitschaftshandy durch. Geht dort niemand ran, braucht es eine zweite Nummer oder zumindest eine Kurznachricht mit Adresse und Rückrufnummer. Und der Anrufer erfährt, was als Nächstes passiert.
Ein Sonderfall gehört in jede Regel für SHK-Betriebe: Gasgeruch. Hier ist nicht dein Notdienst die erste Adresse. Der DVGW, der Deutsche Verein des Gas- und Wasserfaches, rät, das Haus zu verlassen und von draußen den Bereitschaftsdienst des Netzbetreibers anzurufen. Wer dessen Nummer nicht zur Hand hat, ruft die Feuerwehr unter der 112. Genau das muss der Assistent sagen, bevor er irgendetwas aufschreibt.
Die Grundeinstellung ist dieselbe wie überall: im Zweifel dringend. Ein Anruf zu viel auf dem Bereitschaftshandy ist ärgerlich. Ein echter Wasserschaden auf der Rückrufliste ist teuer.
Rückrufliste und Besichtigungstermine
Eine gute Rückrufliste erkennst du daran, dass du beim Rückruf nicht mehr fragen musst, worum es geht. Jeder Eintrag enthält Name, Rückrufnummer, Adresse des Objekts, das Anliegen in einem Satz, ob Neu- oder Bestandskunde, den gewünschten Zeitraum und wann der Kunde gut erreichbar ist.
Wo die Liste landet, entscheidet über die Arbeit danach. Bei HERO Voice landet das Gespräch laut Anbieter als Aufgabe direkt in der Handwerkersoftware, samt Zusammenfassung und Transkript. plancraft schreibt über seinen KI-Empfang, dass Anfragen im Projekt, im Angebot oder im Auftrag landen und bestehende Kunden automatisch zugeordnet werden. Wer schon mit einer Handwerkersoftware arbeitet, fragt deshalb zuerst dort nach.
Bei Besichtigungsterminen lohnt ein genauer Blick. HERO schreibt, dass HERO Voice derzeit noch keine Termine selbstständig vereinbart, sondern den gewünschten Zeitraum und eine Rückrufnotiz hinterlässt. Bei plancraft steht die Terminabstimmung als „kommt bald“ auf der Seite. Wer heute schon buchen lassen will, braucht eine Plattform mit Kalenderanbindung.
Auch dann gilt: Der Assistent vergibt nur Zeitfenster, die du vorher selbst freigibst, etwa zwei feste Besichtigungsfenster pro Woche. Ausführungstermine vergibt er nicht, weil dabei Fahrzeiten, Material und Kolonnenplanung zusammenkommen. Mehr dazu steht im Beitrag KI im Handwerksbetrieb.
Was der Assistent nicht kann
- Keine Angebote und keine Preise. Ein Preis am Telefon bleibt beim Kunden hängen, auch wenn „ungefähr“ davor steht. Der Assistent nimmt auf, was gemacht werden soll, und sagt, dass das Angebot nach der Besichtigung kommt.
- Keine Ferndiagnose. „Klingt nach dem Ventil“ gehört nicht ans Telefon. Er fragt nach, er beurteilt nicht.
- Keine Terminzusagen außerhalb der Fenster, die du freigegeben hast.
- Keine Reklamationen klären. Wer sich beschwert, landet mit Vermerk oben auf der Rückrufliste, und zwar beim Chef.
Dazu kommt eine praktische Grenze: Dialekt. HERO schreibt selbst, dass starke Dialekte aktuell noch nicht zuverlässig erfasst werden. Wenn deine Kundschaft Schwäbisch spricht, gehört genau das in den Test.
Was kostet ein KI-Telefonassistent im Handwerk?
Stand September 2026 gibt es einfache KI-Anrufbeantworter ab etwa 39 Euro im Monat. Plattformen mit Kalenderanbindung kosten meist 99 bis 299 Euro im Monat, dazu kommen oft Minutenpreise und eine Einrichtungsgebühr. Für die reine Rückrufliste reicht die einfache Klasse. Ob die Weiterleitung aufs Bereitschaftshandy im günstigen Paket enthalten ist, fragst du vorher nach. Besichtigungstermine buchen lassen kostet die zweite Klasse.
Achte außerdem auf die Inklusivminuten. HERO nennt für HERO Voice 60 Minuten im Monat in HERO OS und 150 Minuten in HERO OS Plus. Ob das reicht, rechnest du mit deiner eigenen Anrufliste aus: 25 Anrufe pro Woche mit je drei Minuten sind schon gut 300 Minuten im Monat.
Soll die Rückrufliste in ein System, das der Anbieter nicht unterstützt, wird daraus ein kleines Projekt. Für einen Ablauf in einem System rechne ich mit 2.000 bis 6.000 Euro Aufbau plus 20 bis 80 Euro im Monat. Die Einordnung aller Kosten steht im Ratgeber KI-Kosten.
Erst messen: eine Woche Anrufliste statt Anbieterstatistik
Anbieter nennen gern Durchschnittswerte, wie viele Anrufe im Handwerk verloren gehen. Für deine Entscheidung helfen die wenig, weil sie nicht aus deinem Betrieb stammen. Eine Woche Mitschreiben liefert bessere Zahlen und kostet nichts.
Ein Zettel am Telefon im Büro und einer im Transporter reichen. Pro Anruf eine Zeile:
- Uhrzeit und Wochentag
- Wer: Neukunde, Bestandskunde, Lieferant, Sonstige
- Anliegen in drei Worten
- Dringend: ja oder nein
- Angenommen oder verpasst, Rückruf nötig: ja oder nein
Die verpassten Anrufe holst du dir aus der Anrufliste deiner Telefonanlage oder deines Handys. Am Freitag zählst du: Wie viele Anrufe kamen, als niemand im Büro war? Wie viele echte Notfälle waren dabei? Wie viele Anfragen für Angebote? Daraus ergibt sich, was du brauchst: einen einfachen Anrufbeantworter, eine Notfall-Weiterleitung oder eine Plattform mit Kalender. Wie du so eine Woche auswertest, steht in Automatisierungspotenzial finden.
Wie läuft die Einführung ab?
- Anrufliste führen. Eine Woche, wie oben beschrieben.
- Notfallregeln und Bereitschaftsplan festlegen. Was ist ein Notfall, wer hat wann das Bereitschaftshandy, welche Nummer greift, wenn dort niemand abnimmt?
- Klein starten. Zuerst nur Anrufannahme, Rückrufliste und Notfall-Weiterleitung, und zwar dann, wenn das Büro nicht besetzt ist. Bei HERO Voice etwa lassen sich feste Zeiträume einstellen und der Assistent während der Bürozeiten pausieren. Besichtigungstermine kommen später.
- Testen wie ein Kunde. Ruf selbst an: von der Baustelle mit Lärm im Hintergrund, auf Schwäbisch, als Kunde mit Wasserrohrbruch und als Kunde mit Gasgeruch. Lass zwei, drei Bekannte anrufen, die nicht wissen, was sie erwartet.
- Nach zwei Wochen nachschärfen. Lies die Zusammenfassungen, prüf, welche Fragen fehlen, und pass die Ansage an.
- Erst dann erweitern. Besichtigungsfenster, zweite Weiterleitungsnummer, Anbindung an deine Software.
Wie ich so eine Einführung für Betriebe aufsetze, steht auf der Seite KI-Telefonassistent.
Häufige Fragen
Kann der KI-Telefonassistent Angebote oder Preise nennen?
Nein, und das sollte er auch nicht. Jeder Preis am Telefon wird beim Kunden zur Erwartung. Der Assistent nimmt auf, was gemacht werden soll, und kündigt an, dass sich jemand meldet oder das Angebot nach der Besichtigung kommt.
Was passiert, wenn am Bereitschaftshandy niemand abnimmt?
Das legst du vorher fest. Sinnvoll ist eine zweite Nummer, etwa die des Chefs, dazu eine Kurznachricht mit Adresse und Rückrufnummer. Der Anrufer erfährt, dass sein Notfall aufgenommen ist und wann er mit einem Rückruf rechnen kann. Teste genau diesen Fall, bevor du live gehst.
Versteht der Assistent Schwäbisch?
Bis zu einem gewissen Grad. HERO schreibt über HERO Voice, dass starke Dialekte aktuell noch nicht zuverlässig erfasst werden. Wie gut ein anderer Anbieter damit umgeht, findest du nur im Test heraus, und zwar mit der Sprache deiner Kunden, nicht mit Hochdeutsch.
Brauche ich dafür eine Handwerkersoftware?
Nein. Die Rückrufliste kann auch als E-Mail oder Kurznachricht kommen. Mit Handwerkersoftware sparst du dir aber das Abtippen, weil die Anfrage gleich beim Kunden oder im Projekt landet.
Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb?
Das hängt nicht an der Größe, sondern an deiner Anrufliste. Wenn jede Woche mehrere Anfragen kommen, während alle auf der Baustelle sind, und du abends Rückrufen hinterhertelefonierst, lohnt sich schon ein einfacher Assistent. Kommen drei Anrufe am Tag und du nimmst sie alle an, eher nicht.
Fazit
Im Handwerk ist der Telefonassistent vor allem ein Sortierer: Notfälle sofort aufs Bereitschaftshandy, Gasgeruch an den Netzbetreiber, Anfragen und Rückfragen geordnet auf die Liste. Angebote, Preise und Ausführungstermine bleiben bei dir. Welche Stufe du brauchst, zeigt eine Woche Anrufliste, nicht die Statistik eines Anbieters.
Wenn du wissen willst, wie das in deinem Betrieb aussehen kann, schau dir an, wie ich KI-Telefonassistenten für Betriebe einrichte, oder mach den KI-Potenzial-Check.
Quellen: Funktionen, Inklusivminuten, Terminvergabe und Dialekt bei HERO Voice nach HERO Software, KI-Empfang nach plancraft, Verhalten bei Gasgeruch nach DVGW, Notruf 112 nach BBK. Funktionsangaben sind Herstellerangaben. Marktpreise und Projektkosten aus meinem Kostenüberblick. Stand: September 2026.