Ein KI-Telefonassistent in der Arztpraxis nimmt die Anrufe an, die sich jeden Tag wiederholen: Termin buchen, verschieben oder absagen, Fragen zu Sprechzeiten, Urlaub und Vertretung, der Wunsch nach Rezept oder Überweisung. Was er nicht selbst erledigt, landet als geordneter Eintrag auf einer Rückrufliste. Medizinisch beurteilt er nichts, und bei Anzeichen eines Notfalls gibt er sofort ab.
Ob sich das für deine Praxis lohnt, hängt an drei Dingen: an der Anbindung an euren Terminkalender, an einer klaren Notfallregel und an einer Woche Zählen, bevor du irgendetwas kaufst. Die allgemeinen Grundlagen zu Kosten und Grenzen stehen im Beitrag KI-Telefonassistent im Mittelstand. Hier geht es um das, was in der Praxis anders ist.
Warum rufen Patienten in der Praxis an?
Die Anlässe sind in fast jeder Praxis dieselben. Unterschiedlich ist nur, wie sie sich verteilen. Für den Telefonassistenten zählt vor allem eine Frage: Kann er das Anliegen abschließen, oder bereitet er es nur für das Team vor?
| Anlass | Was der Assistent tut |
|---|---|
| Termin buchen, verschieben, absagen | Erledigt es selbst, wenn er an den Kalender angebunden ist |
| Sprechzeiten, Urlaub, Vertretung | Antwortet mit den Informationen, die ihr hinterlegt habt |
| Rezept, Überweisung, Krankschreibung | Nimmt den Wunsch auf, das Team prüft und entscheidet |
| Befunde und Laborwerte | Setzt einen Rückruf auf die Liste |
| Beschwerden und Symptome | Notfallregel greift, sonst Rückruf oder Weiterleitung |
| Kliniken, Pflegedienste, Apotheken | Gehören nicht in den Assistenten, sondern an eine eigene Durchwahl |
Die letzte Zeile wird oft vergessen. Wenn die Klinik wegen einer Entlassung anruft, soll sie nicht erst mit einer KI sprechen. Eine eigene Nummer für Kliniken, Pflegedienste und Kollegen löst das, bevor es zum Problem wird.
Was der Telefonassistent in der Praxis übernehmen kann
Termine. Das ist der Kern. Mit Anbindung an euren Kalender bucht der Assistent freie Termine, verschiebt sie und sagt sie ab. Absagen sind der dankbarste Fall: Der Termin wird sofort wieder frei, nicht erst am nächsten Morgen, wenn jemand den Anrufbeantworter abhört.
Standardfragen. Sprechzeiten, Brückentage, Praxisurlaub und welche Praxis vertritt. Der Assistent sagt nur, was ihr hinterlegt habt. Deshalb gehört „Ansage aktualisieren“ auf dieselbe Liste wie die Urlaubsplanung. Eine veraltete Vertretung in der Ansage ist ärgerlicher als gar keine.
Rückrufliste. Alles, was ein Mensch klären muss, nimmt der Assistent strukturiert auf: Name, Geburtsdatum, Rückrufnummer und das Anliegen in einem Satz. Der CGM TelefonAssistent erkennt laut Hersteller auch, wenn jemand für eine andere Person anruft, etwa die Tochter für ihre Mutter. Solche Details entscheiden, ob der Rückruf in zwei Minuten erledigt ist oder mit Nachfragen beginnt.
Weiterleitung. Der Assistent stellt gezielt durch: zur Anmeldung, zum Labor, zur Abrechnung. Die Assistenten von Doctolib und CGM nehmen außerdem mehrere Anrufe gleichzeitig an. Wer in der Grippesaison anruft, hängt dann nicht in der Warteschleife, während die Anmeldung mit den Patienten am Tresen beschäftigt ist.
Wo die Grenze liegt: keine Medizin am Telefon
Ein Telefonassistent beurteilt keine Beschwerden. Er sagt nicht, dass etwas harmlos klingt, dass es bis Montag warten kann oder welches Mittel hilft. Befunde gibt er nicht durch. Das ist keine technische Schwäche, sondern eine Regel, die du bei der Einrichtung festlegst und im Test prüfst.
Für Notfälle brauchst du eine eigene Regel. Sie legt nicht fest, was medizinisch dringend ist, sondern auf welche Signale der Assistent reagiert. Der Patientenservice 116117 nennt als Fälle für den Notruf 112 zum Beispiel Bewusstlosigkeit, schwere Atemnot, starke Brustschmerzen oder starke, nicht stillbare Blutungen. Fällt so etwas im Gespräch, hört der Assistent auf zu buchen und nennt sofort die 112. Während der Sprechzeiten kann er zusätzlich an eine MFA durchstellen. Wie genau, legt die Praxisleitung fest, nicht der Anbieter. Beim Assistenten von Doctolib ist es laut einem Bericht der Fachpresse ähnlich gelöst: Bei Notfällen bricht die KI ab und leitet das Gespräch direkt an eine MFA weiter.
Für Beschwerden, die dringend, aber nicht lebensbedrohlich sind und außerhalb der Sprechzeiten auftreten, gehört der ärztliche Bereitschaftsdienst in die Ansage: die 116117. Die Nummer ist rund um die Uhr erreichbar und kostenfrei, aus dem Festnetz wie vom Handy.
Die wichtigste Einstellung dabei: im Zweifel an einen Menschen oder zur 112. Lieber zehnmal zu viel abgegeben als einmal einen echten Notfall auf die Rückrufliste gesetzt.
Wie der Assistent an Praxissoftware und Kalender kommt
Ein Telefonassistent, der keinen Kalender sieht, kann nur Nachrichten aufnehmen. Die erste Frage an jeden Anbieter lautet deshalb: Bucht er direkt in unseren Kalender, oder legt er nur eine Nachricht ab? Drei Wege begegnen dir dabei:
- Über das Buchungstool: Doctolib bietet einen eigenen KI-Telefonassistenten an. Laut Doctolib und Berichten der Fachpresse bucht, verschiebt und storniert er Termine direkt im Praxiskalender, nimmt Nachrichten zu Überweisungen, Rezepten und Krankschreibungen auf und unterscheidet neue von bekannten Patienten.
- Über den Hersteller der Praxissoftware: CGM bietet den CGM TelefonAssistent für die eigenen Systeme CGM MEDISTAR, CGM ALBIS, CGM M1 PRO und CGM TURBOMED an, laut Hersteller auch ohne CGM-Praxissoftware. Termine bucht er in Kombination mit dem Terminkalender ClickDoc, ansonsten landen die Anfragen in einer Inbox für das Team.
- Über einen unabhängigen Anbieter: Dr. Flex gibt für seine VoiceAI eine Echtzeit-Anbindung an mindestens 27 Praxisverwaltungssysteme an und nennt auf der Website unter anderem medatixx, Medical Office und Doc Cirrus inSuite.
Die Liste ist nicht vollständig und keine Empfehlung. Sie zeigt nur, wo du zuerst fragen solltest: bei dem Anbieter, dessen Software ihr schon nutzt. Gibt es für eure Praxissoftware keine Anbindung, bleibt der Assistent beim Aufnehmen von Nachrichten. Für den Einstieg reicht das oft.
Die Telefonanlage ist meist das kleinere Thema. Bei CGM lässt sich die Weiterleitung für alle Anrufe einrichten, nur außerhalb der Sprechzeiten oder bei hoher Anruflast. Manche Anlagen haben eigene Vorlagen: AGFEO hat für den Doctolib-Assistenten ein SIP-Template entwickelt, bei dem die Praxis erreichbar bleibt, während die KI spricht.
Weil am Praxistelefon Patientendaten anfallen, klärst du vor der Anbieterwahl mit deinem Datenschutzbeauftragten, welcher Anbieter und welche Einstellungen für eure Praxis passen.
Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Rechtliche Fragen klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten oder einer Rechtsberatung.
Was kostet ein KI-Telefonassistent für die Praxis?
Stand September 2026 gibt es einfache KI-Anrufbeantworter ab etwa 39 Euro im Monat. Plattformen mit Kalenderanbindung kosten meist 99 bis 299 Euro im Monat, dazu kommen oft Minutenpreise und eine Einrichtungsgebühr. Für eine Praxis ist die zweite Klasse die relevante, weil der Nutzen an der Terminbuchung hängt.
Die Gegenrechnung machst du mit deinen eigenen Zahlen, nicht mit denen aus dem Prospekt. Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: 80 Anrufe am Tag mit je zwei Minuten sind über zweieinhalb Stunden reine Gesprächszeit an der Anmeldung. Wie viel davon ein Assistent übernehmen kann, zeigt dir erst die Zählwoche.
Passt kein fertiges Produkt zu eurer Software, wird aus der Anbindung ein Projekt. Vorher lohnt die Frage an den Hersteller, ob es eine Schnittstelle gibt. Für einen Ablauf in einem System rechne ich mit 2.000 bis 6.000 Euro Aufbau plus 20 bis 80 Euro im Monat, über mehrere Systeme hinweg mit 6.000 bis 15.000 Euro plus 50 bis 200 Euro im Monat. Die Einordnung steht im Ratgeber KI-Kosten.
Wie läuft die Einführung ab?
- Eine Woche zählen. Eine Strichliste an der Anmeldung mit sechs Spalten: neuer Termin, Termin ändern oder absagen, Rezept oder Überweisung, Befundfrage, Auskunft, Sonstiges. Dazu die Uhrzeit und aus der Anrufliste der Telefonanlage die Anrufe, die niemand angenommen hat. Wie so eine Woche aufgebaut ist, steht in Automatisierungspotenzial finden.
- Einen Anruftyp auswählen. Nicht alles auf einmal. Gute Kandidaten sind Terminabsagen und -verschiebungen oder die Auskunft zu Sprechzeiten und Urlaub. Beide haben klare Regeln und keinen medizinischen Inhalt, und Fehler fallen sofort auf.
- Notfallregel schreiben und freigeben. Welche Signale führen zum Abbruch, was sagt der Assistent dann, zu wem stellt er durch? Freigeben muss das die Praxisleitung.
- Testphase. Erst nur außerhalb der Sprechzeiten oder als Überlauf, wenn alle Leitungen belegt sind. Das Team liest in den ersten Wochen jeden Tag die Zusammenfassungen. Dazu gehören Testanrufe: auf Schwäbisch, mit Hintergrundlärm, als Angehörige, als Patient, der nicht genau weiß, was er will. CGM etwa nennt auf der eigenen Seite einen kostenlosen Probemonat.
- Patienten informieren. Die Ansage sagt offen, dass ein digitaler Assistent spricht und wie man zur Anmeldung kommt. Ein Satz auf der Website und ein Aushang am Tresen reichen.
- Erst dann erweitern. Der nächste Anruftyp kommt dazu, wenn der erste vier Wochen ohne Überraschungen läuft.
Welche Regeln ein Assistent bekommt und welche Entscheidungen beim Menschen bleiben, beschreibt der Beitrag Befugnisse: Was ein KI-Mitarbeiter darf und was nicht. Wie ich so eine Einführung aufsetze, steht auf der Seite KI-Telefonassistent.
Häufige Fragen
Kann ein KI-Telefonassistent Rezepte ausstellen?
Nein. Er nimmt den Wunsch auf, mit Name, Geburtsdatum und dem Medikament so, wie der Patient es nennt. Ob und wie das Rezept ausgestellt wird, entscheidet das Praxisteam. Der Gewinn liegt darin, dass die Anfrage vollständig und lesbar ankommt, statt als Zettel neben dem Telefon.
Was passiert, wenn ein Patient einen Notfall schildert?
Der Assistent bricht das Gespräch über Termine ab und folgt der Notfallregel, die ihr festgelegt habt: sofort der Hinweis auf die 112 und während der Sprechzeiten die Weiterleitung an einen Menschen im Team. Er versucht nicht einzuschätzen, wie ernst es ist. Genau diese Regel testet ihr vor dem Start mit gespielten Anrufen.
Kommen ältere Patienten mit dem Assistenten zurecht?
Das zeigt nur der Test in deiner Praxis. Wichtig ist, dass niemand festhängt: Wer „Anmeldung“ oder „Mensch“ sagt, wird durchgestellt oder bekommt einen Rückruf. Wer das von Anfang an einbaut, nimmt den meisten Beschwerden die Grundlage.
Funktioniert das mit unserer Praxissoftware?
Frag zuerst den Hersteller eurer Praxissoftware und den Anbieter eures Buchungstools. CGM bietet einen eigenen Assistenten für seine Systeme an, Doctolib einen für den eigenen Kalender, Dr. Flex nennt mindestens 27 angebundene Systeme. Gibt es keine Anbindung, bleibt der Assistent beim Aufnehmen von Nachrichten.
Wie lange dauert die Einführung?
Rechne mit einer Woche Zählen, ein bis zwei Wochen Einrichtung und vier Wochen Test mit einem Anruftyp. Nach gut zwei Monaten weißt du, ob der Assistent eure Anmeldung entlastet. Schneller geht es, aber dann fehlt dir die Zahl, an der du das messen kannst.
Fazit
Ein KI-Telefonassistent entlastet die Anmeldung dort, wo sich Anrufe wiederholen: Termine, Auskünfte, Rückrufwünsche. Er gehört an euren Kalender, er braucht eine Notfallregel, die die Praxisleitung freigibt, und er beurteilt nichts Medizinisches. Ob er sich rechnet, zeigt eine Woche Zählen, nicht der Prospekt.
Wenn du wissen willst, wie das in deiner Praxis aussehen kann, schau dir an, wie ich KI-Telefonassistenten einrichte, oder mach den KI-Potenzial-Check. Danach weißt du, ob das Telefon bei euch der richtige erste Schritt ist.
Quellen: Notruf 112 und ärztlicher Bereitschaftsdienst nach 116117.de. Funktionen des Doctolib-Telefonassistenten nach der Doctolib-Meldung bei ZWP online vom 13. Mai 2025 und dem Bericht von DRACO vom 17. Juni 2025. Funktionen, Weiterleitung und Probemonat des CGM TelefonAssistent, Anbindungen nach Dr. Flex, SIP-Template nach AGFEO vom 6. November 2025. Funktionsangaben sind Herstellerangaben. Marktpreise und Projektkosten aus meinem Kostenüberblick. Stand: September 2026.