Wenn ein KI-Projekt aus dem Ruder läuft, liegt es selten daran, dass jemand schlecht gebaut hat. Es liegt daran, dass zwei Parteien monatelang unterschiedliche Vorstellungen davon hatten, was am Ende dastehen soll, und beide dachten, es sei klar.
Dagegen hilft ein Dokument, das kaum jemand schreibt, weil es nach Konzern klingt. Es muss aber weder Lastenheft heißen noch dreißig Seiten haben. Zwei Seiten reichen, und du kannst sie selbst schreiben.
Warum du das selbst machen solltest
Der übliche Weg ist, den Anbieter die Anforderungen aufschreiben zu lassen. Das ist bequem und hat einen Haken: Er schreibt sie so auf, wie er sie bauen will.
Das ist kein böser Wille, es ist unvermeidlich. Jeder beschreibt ein Problem in der Sprache seiner Lösung. Wenn du die Anforderung selbst formulierst, bekommst du drei Dinge: vergleichbare Angebote, ein Gespräch über deinen Ablauf statt über sein Produkt, und einen Maßstab, an dem hinterher gemessen wird.
Die sieben Punkte
1. Der Auslöser. Woran erkennt man von außen, dass dieser Vorgang beginnt? Eine Mail trifft ein, ein Formular wird abgeschickt, es ist Monatsende. Wenn du das nicht in einem Satz sagen kannst, ist der Ablauf noch nicht so weit.
2. Was hineingeht. Welche Informationen liegen vor, in welcher Form, an welchem Ort? Und ehrlich: Liegen sie wirklich dort, oder liegen sie meistens dort? Der Unterschied kostet im Projekt Wochen.
3. Was herauskommt. Beschreib das Ergebnis so genau, dass zwei Leute es gleich verstehen. Nicht „ein fertiges Angebot", sondern „ein PDF nach unserer Vorlage, abgelegt am Vorgang im CRM, Status auf Entwurf".
4. Woran man erkennt, dass es richtig ist. Der wichtigste Punkt und der, der am häufigsten fehlt. Ohne Prüfkriterium gibt es am Ende zwei Meinungen und keine Entscheidung.
5. Was nicht dazugehört. Genauso wichtig wie der Umfang. Welche Sonderfälle bleiben beim Menschen, welche Systeme werden nicht angebunden, welche Abläufe sind nicht Teil davon. Dieser Abschnitt verhindert die meisten Streitigkeiten.
6. Wie oft und wie viel. Vorgänge pro Monat, Spitzen, Dringlichkeit. Ein Ablauf für dreißig Vorgänge im Monat wird anders gebaut als einer für dreitausend.
7. Was nicht passieren darf. Nichts wird ohne Freigabe versendet. Keine Preise ohne Preisliste. Diese Daten verlassen das Haus nicht. Drei bis fünf Sätze, die als Grenze gelten.
Ein Beispiel, wie es aussieht
| Punkt | Beispiel Angebotserstellung |
|---|---|
| Auslöser | Gesprächsnotiz wird im CRM am Vorgang hinterlegt |
| Eingang | Notiz als Text, Kundenstammdaten aus dem CRM, Preisliste als Tabelle |
| Ergebnis | Angebots-PDF nach Vorlage, am Vorgang abgelegt, Status Entwurf |
| Richtig, wenn | alle Positionen aus der Notiz enthalten, alle Preise aus der Liste, fehlende Angaben markiert |
| Nicht dabei | Rahmenverträge, Auslandsgeschäft, Angebote über 50.000 € |
| Menge | rund 35 im Monat, Spitzen im März und September |
| Nie | nichts versenden, keine Preise schätzen, keine Rabatte vergeben |
Das ist eine halbe Seite und beantwortet neunzig Prozent dessen, was ein Anbieter in den ersten zwei Gesprächen fragt. Wer eine Arbeitsanweisung für den Ablauf hat, hat die Punkte 1 bis 5 bereits geschrieben.
Die drei Fehler
Lösungen statt Anforderungen. „Wir brauchen einen Chatbot" ist eine Lösung. Die Anforderung dahinter ist vielleicht, dass Kunden nachts eine Antwort auf Standardfragen bekommen. Für die gibt es womöglich einen einfacheren Weg. Wer die Lösung vorgibt, bekommt sie und erfährt nie, ob sie die beste war.
Vollständigkeit anstreben. Der Reflex, alles aufzuschreiben, führt zu einem Dokument, das niemand liest, und zu einem Angebot, das jeden Sonderfall einpreist. Nimm den Normalfall und den einen Sonderfall, der wirklich häufig ist. Der Rest kommt später oder gar nicht.
Keine Zahlen. Ohne Menge und ohne heutige Dauer kannst du kein Angebot bewerten, und der Anbieter kann nicht sinnvoll dimensionieren. Die beiden Zahlen erhebst du in einer Woche, siehe Automatisierungspotenzial finden.
Was du damit auslöst
Schick dieses Dokument zwei oder drei Anbietern und beobachte, was zurückkommt. Das ist der beste Anbietertest, den ich kenne.
Einer schickt ein Angebot. Ein anderer stellt vorher vier Rückfragen, davon zwei, die du dir selbst nicht gestellt hast. Der zweite hat gelesen und verstanden. Weitere Hinweise dazu stehen in Woran du einen brauchbaren KI-Dienstleister erkennst.
Und ein Nebeneffekt: Beim Schreiben merkst du selbst an zwei, drei Stellen, dass ihr euch intern nicht einig seid, was eigentlich passieren soll. Das zu klären kostet eine halbe Stunde. Im laufenden Projekt kostet dasselbe zwei Wochen.
Fazit
Zwei Seiten mit sieben Punkten: Auslöser, Eingang, Ergebnis, Prüfkriterium, Abgrenzung, Menge, Grenzen. Mehr braucht ein erstes KI-Projekt nicht, und weniger führt zuverlässig zu unterschiedlichen Erwartungen.
Schreib es selbst, beschreib das Problem und nicht die Lösung, und lass Zahlen nicht weg. Danach sind Angebote vergleichbar, und du hast einen Maßstab für die Abnahme.
Wenn du das für einen konkreten Ablauf aufsetzen willst, gehen wir es in einer KI-Beratung gemeinsam durch, oder du rechnest vorab den KI-Potenzial-Check.
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