Wer im Betrieb Abläufe automatisieren will, landet schnell bei drei Namen: Zapier, Make und n8n. Alle drei verbinden Programme miteinander, alle drei können inzwischen KI-Modelle einbinden, und alle drei haben einen Einstiegstarif um die 20 Euro. Trotzdem passt selten mehr als eines wirklich zu einem Betrieb, und ein Wechsel nach einem Jahr ist teuer, weil jeder Ablauf neu gebaut werden muss.
Dieser Vergleich zeigt, worin sich die drei tatsächlich unterscheiden: bei der Abrechnung, bei der Datenhoheit, beim Aufwand und bei dem, was sie mit KI können. Und er endet mit einer klaren Entscheidungshilfe.
Die drei in einem Satz
Zapier ist der bequemste Einstieg: die meisten fertigen Anbindungen, die einfachste Bedienung, ein US-Anbieter.
Make ist der visuelle Baukasten: Abläufe werden als Diagramm gebaut, auch verzweigte und längere, von einem europäischen Anbieter aus Prag.
n8n ist die flexible Werkstatt: am meisten Freiheit, als einziges der drei auch auf dem eigenen Server betreibbar, von einem Unternehmen aus Berlin. Was n8n im Detail kann, steht in n8n erklärt.
Der wichtigste Unterschied: wie abgerechnet wird
Die Einstiegspreise sind ähnlich, die Rechnung bei wachsenden Abläufen aber nicht. Das liegt daran, dass die drei unterschiedlich zählen:
- Zapier zählt Tasks: Jeder ausgeführte Aktionsschritt ist ein Task.
- Make zählt Credits: In der Regel verbraucht jedes Modul, das in einem Ablauf läuft, einen Credit.
- n8n zählt Ausführungen: Ein kompletter Durchlauf eines Ablaufs ist eine Ausführung, egal wie viele Schritte er hat.
Ein Rechenbeispiel: Ein Ablauf mit zehn Schritten, der tausendmal im Monat läuft, etwa weil er jede eingehende Anfrage sortiert, anreichert und weiterleitet. Bei Zapier und Make sind das grob zehntausend gezählte Einheiten, bei n8n tausend. Bei kurzen Abläufen mit zwei, drei Schritten ist der Unterschied klein. Bei langen Abläufen, und KI-Abläufe sind fast immer lang, entscheidet er über die Rechnung.
Was es kostet
Stand September 2026, zuzüglich Umsatzsteuer. Die Anbieter passen ihre Tarife regelmäßig an, prüfe vor dem Abschluss die aktuelle Preisseite.
- Zapier: kostenlos bis 100 Tasks im Monat. Professional ab 19,99 Dollar im Monat bei jährlicher Zahlung, 29,99 Dollar bei monatlicher, für 750 Tasks. Team ab 69 Dollar bei jährlicher Zahlung für 2.000 Tasks.
- Make: kostenlos bis 1.000 Credits im Monat. Core ab etwa 9 Dollar, Pro ab 16 Dollar, Teams ab 29 Dollar im Monat bei jährlicher Zahlung, jeweils mit 10.000 Credits. Monatliche Zahlung kostet mehr.
- n8n: Die Community Edition zum Selbstbetrieb ist kostenlos. In der Cloud Starter ab 20 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung für 2.500 Ausführungen, Pro ab 50 Euro für 10.000 Ausführungen. Die Business-Lizenz für den Selbstbetrieb mit zusätzlichen Unternehmensfunktionen kostet 667 Euro im Monat.
Beim Selbstbetrieb von n8n kommt ein Server dazu, und vor allem jemand, der ihn aktuell hält. Die Software ist kostenlos, der Betrieb nicht.
Datenhoheit
Für viele Betriebe im Mittelstand ist das der Punkt, an dem die Entscheidung fällt.
- Zapier ist ein US-Anbieter. Die Verarbeitung läuft in der Regel in den USA.
- Make ist ein europäischer Anbieter.
- n8n lässt sich komplett auf dem eigenen Server oder bei einem deutschen Hoster betreiben. Dann verlassen die Daten eure Infrastruktur nur dort, wo ein Ablauf sie ausdrücklich weitergibt, etwa an ein KI-Modell.
Wichtig: Das Automatisierungswerkzeug ist nur ein Glied der Kette. Wenn der Ablauf Daten an ein KI-Modell schickt, landen sie für diesen Schritt beim Modellanbieter. Was es braucht, damit auch dieser Schritt im Haus bleibt, steht in Ab wann lokale KI Sinn macht.
KI-Funktionen
Alle drei können Sprachmodelle einbinden, und alle drei bauen gerade Agenten-Funktionen aus, also Abläufe, in denen das Modell selbst entscheidet, welchen Schritt es als Nächstes geht. Die Unterschiede liegen in der Tiefe.
Zapier und Make machen den Einstieg leicht: ein Modul, ein Prompt, fertig. Für einzelne KI-Schritte in einem sonst festen Ablauf, etwa eine Mail zusammenfassen oder einsortieren, reicht das völlig.
n8n geht weiter: Agenten mit eigenen Werkzeugen, Gedächtnis und Anbindung an eigene Wissensquellen lassen sich dort am freiesten bauen, auch mit Modellen, die auf dem eigenen Server laufen. Dafür braucht es mehr technisches Verständnis. Aus welchen Bauteilen so ein Agent besteht, erklärt Anatomie eines KI-Agenten.
Bedienung und Aufwand
Zapier ist in einer Stunde verstanden, auch ohne technischen Hintergrund. Make braucht ein, zwei Tage, bis das Denken in Szenarien und Modulen sitzt, dann lassen sich auch verschachtelte Abläufe übersichtlich bauen. n8n ist das technischste der drei: Wer mit Datenstrukturen und Schnittstellen umgehen kann, ist dort am schnellsten, wer das nicht kann, kommt an Grenzen.
Bei den fertigen Anbindungen liegt Zapier vorn, Make hat ebenfalls eine sehr große Auswahl, n8n weniger fertige, aber mit einem allgemeinen HTTP-Baustein lässt sich dort praktisch jede Schnittstelle ansprechen.
Welches passt zu deinem Betrieb?
Nimm Zapier, wenn du wenige, einfache Abläufe hast, niemand im Team technisch tief einsteigen will und keine sensiblen Daten durchlaufen. Zum Beispiel: Formulareingang in eine Tabelle und eine Benachrichtigung an den Vertrieb.
Nimm Make, wenn du mehrere, auch verzweigte Abläufe bauen willst, Wert auf einen europäischen Anbieter legst und jemand im Team sich zwei Tage einarbeiten kann. Das ist für viele mittelständische Betriebe der beste Kompromiss.
Nimm n8n, wenn Datenhoheit entscheidend ist, du viele oder lange Abläufe hast, KI-Agenten ernsthaft einsetzen willst und jemand, intern oder extern, den Betrieb übernimmt. In vielen Projekten im Mittelstand landet die Wahl aus genau diesen Gründen bei n8n.
Und manchmal ist keins davon richtig: Wenn ein Ablauf zum Kern eures Geschäfts gehört, sehr große Mengen verarbeitet oder Anforderungen hat, die keins der Werkzeuge abbildet, ist eine eigene Lösung die bessere Wahl. Wann das der Fall ist, steht in Selbst bauen oder kaufen?
Häufige Fragen
Ist n8n wirklich kostenlos?
Die Community Edition zum Selbstbetrieb ist kostenlos und für die meisten Anwendungen im Mittelstand ausreichend. Kosten entstehen für den Server und die Zeit, ihn zu betreiben, zu sichern und aktuell zu halten. Wer das nicht will, nimmt die Cloud-Version und zahlt nach Ausführungen.
Kann ich später von Zapier zu Make oder n8n wechseln?
Ja, aber jeder Ablauf muss neu gebaut werden, es gibt keinen Export, der das übernimmt. Deshalb lohnt es sich, die Entscheidung am Anfang bewusst zu treffen und die Abläufe so zu dokumentieren, dass ein Neubau schnell geht.
Brauche ich für KI-Automatisierung überhaupt eines dieser Werkzeuge?
Für die meisten Abläufe im Mittelstand ja, weil sie die Verbindung zu Postfach, CRM und Ablage herstellen und den Ablauf zuverlässig anstoßen. Das KI-Modell ist nur ein Schritt darin. Welche Teile eines Ablaufs überhaupt KI brauchen und welche besser feste Regeln bleiben, beschreibt Deterministische vs. KI-Automatisierung.
Fazit
Zapier ist der einfachste Einstieg, Make der beste Kompromiss aus Übersicht und Preis, n8n die flexibelste Lösung mit der größten Datenhoheit, wenn jemand den Betrieb übernimmt. Entscheidend ist weniger der Einstiegspreis als die Art der Abrechnung: Tasks und Credits zählen jeden Schritt, n8n jeden Durchlauf. Wenn du für eure Abläufe das passende Werkzeug auswählen und die ersten Automatisierungen aufbauen willst, ist das Kern der KI-Automatisierung. Welche Abläufe sich überhaupt lohnen, zeigt vorher der KI-Potenzial-Check.
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