Es gibt für fast jede Aufgabe inzwischen ein fertiges Werkzeug. Und es gibt für fast jede Aufgabe die Möglichkeit, sich etwas Eigenes bauen zu lassen. Die Frage, welches von beidem richtig ist, wird meistens nach Gefühl entschieden, und meistens falsch herum.
Der übliche Reflex lautet: Standard ist billiger. Das stimmt am Anfang fast immer und danach oft nicht mehr. Hier ist der Rahmen, mit dem ich die Entscheidung sortiere.
Die Frage ist nicht Bauen oder Kaufen, sondern wo die Grenze liegt
In der Praxis gibt es selten die reine Form. Es gibt drei Stufen, und die mittlere wird übersehen.
Kaufen. Fertiges Produkt, du richtest es ein. Schnell da, wenig Kontrolle, monatliche Kosten pro Nutzer.
Zusammensetzen. Vorhandene Bausteine werden zu deinem Ablauf verbunden. Automatisierungsplattform, Modellzugang, deine Systeme. Kein Produkt und keine Eigenentwicklung, sondern dein Prozess auf fremdem Unterbau. Das ist die Antwort in den meisten Fällen, und genau die fehlt in der Bauen-oder-Kaufen-Debatte.
Bauen. Eigene Software. Volle Kontrolle, höchster Aufwand, und du erbst die Verantwortung für alles, was in fünf Jahren damit passiert.
Vier Fragen, die die Entscheidung tragen
1. Ist der Ablauf bei euch besonders, oder nur euch vertraut? Das ist die wichtigste und die unangenehmste. Sehr vieles, was Betriebe für ihre Eigenheit halten, ist historisch gewachsen und nicht wertvoll. Wenn ein Standardwerkzeug den Ablauf zu neunzig Prozent abbildet und die restlichen zehn Prozent nur Gewohnheit sind, ist die Anpassung des Prozesses billiger als die Anpassung der Software.
Umgekehrt gibt es echte Besonderheiten, die dein Geschäft ausmachen: eine Preislogik, eine Prüfung, eine Reihenfolge, die Kunden bei dir halten. Die gehören nicht in ein Standardprodukt gepresst.
2. Wie viele Leute nutzen es? Standardwerkzeuge rechnen pro Kopf und Monat. Bei fünf Leuten ist das nichts, bei achtzig ist es ein Budgetposten. Rechne einmal auf drei Jahre hoch, bevor du unterschreibst: 80 Nutzer mal 30 Euro mal 36 Monate sind rund 86.000 Euro. Für das Geld kann man einiges bauen lassen.
3. Was passiert mit den Daten? Bei manchen Inhalten ist die Frage, wo sie verarbeitet werden, entscheidend und nicht verhandelbar. Dann fällt ein Teil des Marktes einfach weg. Was dabei zu beachten ist, steht in KI DSGVO-konform einsetzen und, wenn es ganz im Haus bleiben muss, in Ab wann lokale KI Sinn macht.
4. Wer pflegt es in drei Jahren? Beim Kaufen macht das der Anbieter, dafür zahlst du. Beim Bauen machst du es, oder es macht niemand. Diese Frage entscheidet mehr Projekte, als allen lieb ist, und sie wird fast nie vor dem Start gestellt.
Die Rechnung, die den Vergleich ehrlich macht
Standard gegen Eigenbau vergleicht man nicht am Kaufpreis, sondern über die Nutzungsdauer. Drei Jahre sind ein brauchbares Fenster.
| Kaufen | Zusammensetzen | Bauen | |
|---|---|---|---|
| Zeit bis es läuft | Tage | Wochen | Monate |
| Einmalig | gering | mittel | hoch |
| Laufend | pro Kopf, steigt mit dem Team | nach Verbrauch, wächst langsam | Pflege, unabhängig von der Kopfzahl |
| Passt auf euren Ablauf | so weit es das Produkt vorsieht | genau | genau |
| Wenn der Anbieter etwas ändert | du folgst | du passt einen Baustein an | betrifft dich nicht |
| Wenn du aufhören willst | Daten exportieren, fertig | überschaubar | du bleibst zuständig |
Der Preisunterschied zwischen den Spalten ist am Anfang riesig und schrumpft mit jedem Jahr und jedem zusätzlichen Nutzer. Deshalb ist die Frage nicht, was heute günstiger ist, sondern ab wann sich die Linien kreuzen.
Wann Eigenbau falsch ist
Häufiger, als Entwickler zugeben. Vier klare Fälle:
Der Ablauf ist ein gelöstes Problem. Buchhaltung, Zeiterfassung, Newsletterversand, Terminbuchung. Da hat jemand zehn Jahre und ein Team investiert. Das holst du nicht auf, und du musst es auch nicht.
Es geht um Vorschriften, die sich ändern. Alles, was an Gesetzen hängt, altert. Beim Standardanbieter ist die Pflege eingepreist. Beim Eigenbau ist sie dein Problem, jedes Mal wenn sich etwas ändert.
Du willst es nur billiger. Wer baut, um Lizenzkosten zu sparen, tauscht eine sichtbare Rechnung gegen eine unsichtbare. Die unsichtbare heißt Pflege und kommt zuverlässig.
Niemand im Haus versteht es hinterher. Eine Eigenentwicklung, die nur der externe Entwickler kennt, ist gefährlicher als jedes Standardwerkzeug. Wenn niemand bei euch das System erklären kann, hast du kein System, sondern eine Abhängigkeit.
Wann Eigenbau richtig ist
Der Ablauf ist der Grund, warum Kunden bei dir kaufen. Was dich vom Wettbewerb unterscheidet, gehört dir und nicht in ein Produkt, das dein Wettbewerber genauso mieten kann.
Kein Anbieter deckt die Kombination ab. Nicht die einzelne Funktion, sondern das Zusammenspiel: euer Warenwirtschaftssystem, eure Preislogik, euer Freigabeweg. Für Kombinationen gibt es selten Produkte.
Die Daten dürfen nicht raus. Dann entscheidet nicht der Preis, sondern was überhaupt zulässig ist.
Das Team ist groß genug, dass die Lizenzrechnung wehtut. Ab einer gewissen Nutzerzahl kippt die Rechnung von allein. Wo genau, hängt am Preis pro Kopf, aber es ist selten jenseits von hundert Leuten.
Wann sich eine eigene Anwendung wirklich lohnt, habe ich in Eigene Software entwickeln ausführlicher behandelt.
Der Weg, den ich empfehle
Fang beim Standard an, auch wenn du überzeugt bist, dass er nicht passt. Nicht aus Sparsamkeit, sondern weil du dabei lernst, was ihr wirklich braucht. Fast jede Anforderungsliste, die vor dem ersten Einsatz geschrieben wurde, ist nach vier Wochen Praxis eine andere.
Wenn der Standard nach ein paar Monaten an einer klar benennbaren Stelle nicht reicht, baue genau diese Stelle. Nicht alles drumherum. Das ist die Zusammensetzen-Variante, und sie ist der Normalfall.
Eigenbau ist die Entscheidung, die danach kommt, wenn du weißt, was du tust, und Zahlen hast statt einer Vermutung. Wer umgekehrt anfängt, baut sein Wunschbild und nicht seinen Ablauf. Das ist einer der häufigsten Gründe, warum KI-Projekte scheitern.
Fazit
Kaufen ist schnell und wird mit der Teamgröße teuer. Bauen ist teuer und wird mit der Zeit günstig, aber nur wenn jemand da ist, der es pflegt. Dazwischen liegt das Zusammensetzen, und dort landen die meisten mittelständischen Fälle.
Entscheidend sind vier Fragen: Ist der Ablauf wirklich besonders, wie viele Köpfe nutzen ihn, was passiert mit den Daten, und wer pflegt das Ding in drei Jahren. Wenn die vierte unbeantwortet bleibt, ist die Antwort auf die erste egal.
Wenn du für einen konkreten Fall abwägen willst, rechne den KI-Potenzial-Check durch oder wir gehen ihn in einer KI-Beratung gemeinsam durch.