Baden-Württemberg exportiert, und das gilt auch für Betriebe mit vierzig Leuten. Was dabei selten mitwächst, ist die Sprachfähigkeit im Haus. Der Vertrieb spricht Englisch, der Rest hilft sich mit Übersetzungsdiensten und Hoffnung.
Übersetzung ist inzwischen brauchbar genug, dass sie im Alltag trägt. Aber der Unterschied zwischen einer Übersetzung, die funktioniert, und einer, die euch Geld kostet, hängt an drei Punkten, die man kennen muss.
Was gut funktioniert
Eingehende Post verstehen. Eine Anfrage auf Italienisch, eine Reklamation auf Polnisch, ein Lieferschein auf Tschechisch. Hier ist das Risiko klein, weil ein Missverständnis auffällt, bevor es wirkt, und der Nutzen groß, weil sonst niemand antwortet.
Standardkorrespondenz nach draußen. Auftragsbestätigungen, Terminverschiebungen, Versandmitteilungen. Wiederkehrende Inhalte mit klarer Struktur, meistens ohne Verhandlungsspielraum.
Technische Dokumentation. Betriebsanleitungen, Wartungshinweise, Sicherheitshinweise in mehreren Sprachen. Ein großer Posten im Maschinenbau, und die Textbausteine wiederholen sich über Varianten hinweg.
Interne Verständigung. Wenn in der Fertigung fünf Sprachen gesprochen werden, ist eine verständliche Arbeitsanweisung in der Muttersprache ein Sicherheitsthema und kein Komfortthema.
Die drei Punkte, an denen es kippt
1. Fachbegriffe und eure eigenen Bezeichnungen. Ein allgemeines Modell übersetzt eure Baugruppe mit dem allgemein üblichen Wort, nicht mit dem, das euer Kunde seit fünfzehn Jahren in seinen Bestellungen verwendet. Das ist der häufigste Ärger, und er ist lösbar: eine Liste eurer Begriffe mit der gewünschten Entsprechung, die bei jeder Übersetzung mitgegeben wird.
Diese Liste ist zwei Stunden Arbeit und macht mehr Unterschied als die Wahl des Werkzeugs.
2. Der Ton. Direktheit, die auf Deutsch normal ist, wirkt auf Englisch schroff. Höflichkeitsformen unterscheiden sich, und in manchen Sprachen ist die Anrede eine Entscheidung, die du treffen musst, nicht das Modell. Eine Übersetzung, die wörtlich stimmt und im Ton danebenliegt, ist ein Problem, das niemand meldet und das trotzdem wirkt.
3. Verbindlichkeit. Der wichtigste Punkt. Alles, was eine Zusage ist, also Preise, Fristen, Gewährleistung, technische Eigenschaften, wird nicht einfach übersetzt und verschickt. Nicht weil die Übersetzung schlecht wäre, sondern weil der Wortlaut zählt, den ihr geschickt habt.
Die Regel, die ich immer setze
Eine Trennlinie zwischen zwei Arten von Text, und sie ist leicht zu merken.
| Art | Beispiele | Vorgehen |
|---|---|---|
| Verstehen | eingehende Mails, Unterlagen, Rückfragen | maschinell, ohne weitere Prüfung |
| Informieren | Terminmitteilung, Versandinfo, interne Anleitung | maschinell, kurz gegengelesen |
| Zusagen | Angebot, Vertrag, Gewährleistung, Sicherheitshinweis | Mensch mit Sprachkenntnis, im Zweifel Fachübersetzer |
Die dritte Zeile ist kein Misstrauen gegen die Technik. Es ist dieselbe Logik wie bei Preisen im Angebot: Was verbindlich ist, wird nicht erzeugt, sondern verantwortet. Vergleiche Angebote aus Gesprächsnotizen.
Der Fall, den fast niemand nutzt
Nicht die Übersetzung, sondern das Antworten in der Sprache des Kunden, ohne dass jemand im Haus sie spricht.
Ein Kunde schreibt auf Spanisch. Der Innendienst liest die Übersetzung, entscheidet auf Deutsch, was geantwortet wird, und der Entwurf geht auf Spanisch raus. Der Mitarbeiter muss die Sprache nicht können, er muss den Vorgang können.
Das verändert etwas Größeres als Zeitersparnis: Ihr könnt in Märkten antworten, in denen ihr bisher nicht geantwortet habt. Für einen Betrieb, der bisher nur auf Deutsch und Englisch reagiert hat, ist das kein Effizienzthema, sondern ein Vertriebsthema.
Mit einer Einschränkung, die dazugehört: Wer auf Spanisch antwortet, bekommt auf Spanisch zurück. Diese Kette braucht einen Plan, sonst hast du in vier Wochen einen Vorgang, den niemand mehr überblickt.
Was du vorher regelst
Wo die Texte verarbeitet werden. Kundenkorrespondenz enthält personenbezogene Daten. Geschäftlicher Zugang, Verarbeitungsort geklärt. Kostenlose Übersetzungsseiten sind hier die schlechteste Wahl.
Welche Sprachen ihr überhaupt bedient. Lieber drei sauber als acht halb. Wer in einer Sprache antwortet, weckt die Erwartung, das auch weiterhin zu tun.
Wer im Zweifel entscheidet. Bei einer Reklamation in einer Sprache, die niemand spricht, braucht es eine benannte Person, die den Vorgang trägt, auch wenn sie mit übersetzten Texten arbeitet.
Fazit
Verstehen und Informieren laufen maschinell, Zusagen nicht. Diese eine Trennung nimmt fast das gesamte Risiko heraus und lässt den Nutzen stehen.
Der größte Qualitätsgewinn kommt nicht aus dem Werkzeug, sondern aus einer Liste eurer Fachbegriffe. Und der unterschätzte Fall ist nicht Übersetzung, sondern die Fähigkeit, in Sprachen zu antworten, die im Haus niemand spricht.
Wenn du wissen willst, ob sich das bei euch lohnt, rechne den KI-Potenzial-Check durch oder sprich mit mir in einer KI-Beratung.