Wenn ich in einem Betrieb eine Woche mitschreiben lasse, steht am Ende überraschend oft dieselbe Zeile ganz oben: Angebote schreiben.
Nicht weil es schwer wäre. Weil es häufig ist, weil es abends passiert und weil dazwischen jedes Mal dieselbe halbe Stunde vergeht: Notizen suchen, Vorlage öffnen, Preise nachschlagen, Textbausteine zusammensuchen, Korrektur lesen.
Das ist der Ablauf, mit dem ich am liebsten anfange. Er ist häufig genug, dass er sich rechnet, und ungefährlich genug, dass ein Fehler nichts kostet, weil ohnehin jemand darüber liest.
Die Rechnung vorweg
Damit klar ist, worüber wir reden. 25 Minuten pro Angebot, acht Angebote die Woche, 45 Arbeitswochen: 150 Stunden im Jahr. Bei 50 Euro Vollkosten je Stunde sind das 7.500 Euro, jedes Jahr, für eine Tätigkeit, die niemand als Arbeit bezeichnen würde.
Und es gibt einen zweiten Posten, der nirgends auftaucht: die Angebote, die zwei Tage liegen bleiben, weil abends die Kraft fehlte. Wie viele davon an den gegangen sind, der schneller war, weiß niemand. Diese Zahl ist wahrscheinlich größer als die erste.
Was der Ablauf konkret tut
Er ersetzt nicht das Angebot. Er ersetzt das Zusammensuchen.
- Eingang: deine Notizen aus dem Gespräch. Stichpunkte reichen, ein Transkript geht auch. Kein Formular, kein Pflichtfeld.
- Herausziehen: Wer ist der Kunde, welche Leistung, welche Menge, welcher Termin, welche Besonderheiten wurden zugesagt.
- Ergänzen: Leistungsbeschreibung aus euren Bausteinen, Preise aus eurer Preisliste, Konditionen aus eurem Standard.
- Aufbauen: Ausgangslage in Kundensprache, Leistungsumfang, was nicht enthalten ist, Preis, Zahlungsplan, Gültigkeit.
- Markieren: Alles, was in den Notizen nicht stand, wird sichtbar als offene Stelle gekennzeichnet, nicht geraten.
- Ablegen: Entwurf im System, am Vorgang. Nicht versendet.
Was du danach machst, ist lesen, an zwei Stellen anpassen und abschicken. Aus dreißig Minuten werden fünf.
Die eine Regel, an der alles hängt
Preise werden nie erzeugt, sondern immer nachgeschlagen.
Das ist die Trennlinie zwischen einem Ablauf, der jahrelang läuft, und einem, der dich einmal richtig Geld kostet. Ein Sprachmodell rechnet nicht, es ahmt Rechnen nach. Bei einer plausibel aussehenden Zahl merkt es niemand, bis der Kunde sie annimmt.
Also: Der Preis kommt aus eurer Liste. Steht eine Position nicht drin, wird sie als offen markiert und geht an einen Menschen. Nie schätzen, nie ableiten, nie „ungefähr wie letztes Mal". Warum das eine grundsätzliche Eigenschaft dieser Systeme ist, steht in Generative KI verstehen.
Dieselbe Logik gilt für Termine und Zusagen: Was im Gespräch nicht gesagt wurde, wird nicht erfunden, sondern als Lücke gekennzeichnet.
Was du vorher brauchst
Drei Dinge, und keines davon hat mit KI zu tun. Wenn sie fehlen, wird der Ablauf nicht schlecht, er wird unmöglich.
Eine Preisliste, die stimmt. An einem Ort, aktuell, maschinell lesbar. Eine Preisliste in drei Excel-Fassungen auf zwei Laufwerken ist der Grund, warum das Projekt scheitert, nicht das Modell.
Textbausteine für eure Standardleistungen. Zwei bis drei Sätze pro Leistung, so wie ihr sie beschreibt. Wenn es die nicht gibt, entstehen sie beim ersten Mal, und das ist ohnehin überfällig.
Ein Angebot, das als Vorbild taugt. Am besten drei, die gut liefen. Daran orientiert sich Aufbau und Ton, und das funktioniert um Größenordnungen besser als jede Beschreibung eures Stils.
Das ist zusammen ein halber Tag Arbeit, meistens weniger. Und es ist derselbe halbe Tag, der auch jeden neuen Mitarbeiter schneller macht, siehe Was ein SOP ist.
Wo die Grenze liegt
Bei Standardleistungen funktioniert das sehr gut. Bei Angeboten, deren Kern eine eigene Kalkulation ist, funktioniert es für die Verpackung und nicht für den Inhalt.
Ein Bauvorhaben, eine individuelle Anlage, ein Projekt mit Risikoaufschlag: Da steckt die Arbeit im Rechnen, nicht im Schreiben. Der Ablauf kann dir trotzdem die Ausgangslage, den Leistungstext und die Konditionen abnehmen, aber die Kalkulation bleibt bei dir. Wer das anders verkauft, hat nicht verstanden, wo bei dir der Wert liegt.
Zweite Grenze: der erste Kontakt zu einem Kunden, der dich noch nicht kennt. Da lohnt sich die halbe Stunde von Hand, denn dieses Angebot verkauft nicht die Leistung, sondern dich.
Wie du es einführst, ohne Ärger
Vier Wochen parallel. Der Ablauf erzeugt seinen Entwurf, dein Innendienst schreibt weiter wie bisher, und ihr vergleicht. Danach weißt du, wo er danebenliegt, und die Leute haben gesehen, dass ihnen niemand die Arbeit wegnimmt, sondern das Suchen.
Und miss nicht, wie viele Angebote „mit KI" entstanden sind. Miss, wie viele Angebote nach dem Gespräch am selben Tag rausgingen. Das ist die Zahl, die mit Umsatz zu tun hat. Die ganze Reihenfolge steht in Prozess richtig automatisieren.
Fazit
Angebote aus Gesprächsnotizen sind der Ablauf mit dem besten Verhältnis aus Aufwand und Wirkung, den ich im Mittelstand kenne. Häufig genug, um sich zu rechnen, harmlos genug für den ersten Versuch, weil ohnehin jemand darüber liest.
Entscheidend sind die Vorarbeit, also aktuelle Preisliste, Textbausteine und drei gute Beispiele, und die eine Regel, dass Preise nachgeschlagen und nie erzeugt werden.
Wenn du wissen willst, was das bei euch an Stunden ausmacht, rechne den KI-Potenzial-Check durch oder sprich mit mir in einer KI-Beratung.