Niemand würde einen neuen Kollegen einstellen, ohne ihm zu sagen, wofür. Bei KI-Agenten passiert genau das ständig: Man gibt einem Modell eine Aufgabe in zwei Sätzen, schaut, was herauskommt, und bessert nach, bis es irgendwie passt. Das funktioniert für einen Test am Nachmittag. Für einen KI-Mitarbeiter, der jeden Tag dieselbe Arbeit zuverlässig machen soll, funktioniert es nicht.
Dieser zweite Teil der Serie Der erste KI-Mitarbeiter zeigt, wie du aus der gewählten Aufgabe eine Stelle machst. Welche Aufgabe sich eignet, steht im ersten Teil: Welche Aufgabe dein erster KI-Mitarbeiter übernehmen sollte.
Wozu die Stellenbeschreibung gut ist
Die Stellenbeschreibung ist das wichtigste Dokument im ganzen Vorhaben, und sie ist kein Technikdokument. Sie erfüllt drei Zwecke gleichzeitig.
Sie ist der Bauplan. Wer den Agenten später baut, ob du selbst oder ein Dienstleister, braucht genau diese Angaben. Ohne sie wird geraten, und geratene Anforderungen sind der teuerste Teil jedes Projekts.
Sie ist der Prüfmaßstab. In der Probezeit misst du, ob der KI-Mitarbeiter tut, was hier steht. Was nicht drinsteht, kann man auch nicht prüfen.
Sie ist die Grenze. Aktuelle Modelle neigen dazu, sich zusätzliche Aufgaben auszudenken, weil sie annehmen, das sei hilfreich. Eine gute Stellenbeschreibung sagt deshalb auch, was der KI-Mitarbeiter nicht tut. Warum solche Angaben mehr bringen als jede Formulierungskunst, steht in Von Prompt Engineering zu Context Engineering.
Die zehn Abschnitte
Eine Stellenbeschreibung für einen KI-Mitarbeiter hat zehn Abschnitte. Die meisten sind kurz, einige brauchen einen einzigen Satz. Wichtig ist, dass keiner fehlt.
- Zweck. Ein Satz: Wozu gibt es diese Stelle, und was ist anders, wenn sie gut arbeitet? Zum Beispiel: „Eingehende Anfragen sind innerhalb von fünf Minuten sortiert und mit allen Angaben beim richtigen Ansprechpartner."
- Auslöser. Wann wird der KI-Mitarbeiter tätig? Bei jeder neuen Mail in einem bestimmten Postfach, jeden Morgen um sieben, wenn im CRM ein Status wechselt. Ein Mitarbeiter ohne Auslöser ist ein Werkzeug.
- Eingänge. Was bekommt er, und in welcher Form? Mailtext mit Anhängen, ein Datensatz aus dem Ticketsystem, eine Sprachnotiz. Auch: was er nicht bekommt.
- Arbeitsschritte. Die Schritte, wie sie heute ein Mensch macht, in der Sprache, in der du sie einem neuen Kollegen erklärst. Hier hilft ein vorhandener SOP enorm, er ist die halbe Stellenbeschreibung.
- Ergebnis. Was genau liefert er, wohin und in welchem Format? „Ein Eintrag im Ticketsystem mit Kategorie, Dringlichkeit, Kundennummer und einer Zusammenfassung in drei Sätzen" ist ein Ergebnis. „Eine Einschätzung" ist keins.
- Befugnisse. Was darf er lesen, was darf er schreiben, was darf er abschicken? Am Anfang fast immer: lesen ja, Entwürfe anlegen ja, nach außen senden nein. Dazu kommt der fünfte Teil dieser Serie ausführlich.
- Grenzen. Was tut er ausdrücklich nicht? Keine Preise nennen, keine Termine zusagen, keine Kunden anschreiben, keine Daten löschen. Diese Liste ist kurz, aber sie verhindert die teuersten Fehler.
- Eskalation. Wann gibt er ab, und an wen? Bei Unsicherheit, bei fehlenden Angaben, bei Beschwerden, bei allem über einer bestimmten Summe. Ein guter KI-Mitarbeiter erkennt, wann er nicht zuständig ist, und das muss man ihm sagen.
- Qualitätsmaßstab. Woran erkennt man, dass er gut arbeitet? Mindestens zwei Kennzahlen, die ihr heute schon messen könnt: Anteil richtig sortierter Anfragen, Zahl der Rückfragen, Zeit bis zur Bearbeitung. Wie du solche Werte festlegst, steht in Woran du erkennst, ob die KI etwas gebracht hat.
- Verantwortlich. Ein Name. Die Person, die Fehler zuerst sieht, Rückmeldungen gibt und entscheidet, wann sich an der Stelle etwas ändert.
Ein ausgefülltes Beispiel
So sieht das für die Aufgabe aus dem ersten Teil aus, das Sortieren eingehender Anfragen im Vertriebsinnendienst:
- Zweck: Jede Anfrage ist binnen fünf Minuten beim richtigen Ansprechpartner, mit allen Angaben, die er für die Antwort braucht.
- Auslöser: Neue Mail im Postfach anfragen@.
- Eingänge: Mailtext, Absender, Anhänge im PDF-Format. Keine Anhänge über 20 Seiten, die gehen unbearbeitet an den Innendienst.
- Arbeitsschritte: Anliegen erkennen, Kunde im CRM suchen, Thema zuordnen (Angebot, Liefertermin, Reklamation, Technik, Sonstiges), fehlende Pflichtangaben notieren, Zusammenfassung schreiben.
- Ergebnis: Ticket mit Thema, Dringlichkeit, Kundennummer, Zusammenfassung in drei Sätzen und einer Liste fehlender Angaben.
- Befugnisse: CRM lesen, Tickets anlegen. Keine Mails versenden, keine Stammdaten ändern.
- Grenzen: Keine Antworten an Kunden, keine Preisangaben, keine Zusagen zu Lieferterminen.
- Eskalation: Beschwerden mit Rechtsbezug, Anfragen über 50.000 Euro und alles, was er keinem Thema sicher zuordnen kann, gehen mit Vermerk direkt an die Teamleitung.
- Qualitätsmaßstab: Mindestens 95 Prozent richtig zugeordnet, bezogen auf die wöchentliche Stichprobe. Weniger Rückfragen der Kollegen als heute.
- Verantwortlich: Teamleitung Innendienst.
Das passt auf eine Seite. Und jeder im Betrieb versteht es, ohne ein Wort über Modelle, Prompts oder Schnittstellen zu wissen. Genau so soll es sein.
Die drei häufigsten Fehler
Das Ergebnis bleibt vage. „Der Agent unterstützt bei der Bearbeitung von Anfragen" lässt sich weder bauen noch prüfen. Solange du das Ergebnis nicht aufschreiben kannst wie ein Formular, ist die Stelle nicht fertig beschrieben.
Die Eskalation fehlt. Dann macht der KI-Mitarbeiter bei jedem unklaren Fall irgendetwas, statt abzugeben. Die meisten Fehler im Betrieb entstehen nicht bei den normalen Fällen, sondern bei den Ausnahmen, für die niemand eine Regel aufgeschrieben hat.
Niemand ist verantwortlich. Ein KI-Mitarbeiter, für den sich niemand zuständig fühlt, wird nicht besser. Er wird ignoriert, und nach drei Monaten stellt jemand fest, dass seine Tickets seit Wochen niemand mehr liest.
Wer die Stellenbeschreibung schreibt
Die Person, die die Aufgabe heute macht, zusammen mit dem Paten. Nicht die IT und nicht der Dienstleister. Die bringen später ein, was technisch geht, aber was fachlich richtig ist, weiß nur, wer die Arbeit kennt. Plane dafür zwei Termine à einer Stunde ein: einen zum Schreiben, einen nach einer Woche zum Nachschärfen, wenn beim Mitlesen echter Fälle Lücken aufgefallen sind.
Im nächsten Teil geht es darum, was der KI-Mitarbeiter über euren Betrieb wissen muss, um die beschriebene Arbeit zu machen: die Einarbeitung.
Häufige Fragen
Ist die Stellenbeschreibung dasselbe wie der Prompt?
Nein, aber sie ist sein Rohstoff. Aus der Stellenbeschreibung entstehen die Anweisungen für das Modell, die Einstellungen für Befugnisse und die Testfälle für die Probezeit. Wer sie gut schreibt, hat den schwierigsten Teil des Prompts schon erledigt, ohne einen Prompt zu schreiben.
Wie detailliert müssen die Arbeitsschritte sein?
So detailliert, wie du sie einem klugen neuen Kollegen in seiner ersten Woche erklären würdest. Nicht jeden Mausklick, aber jede Entscheidung: woran er erkennt, welches Thema eine Anfrage hat, was er tut, wenn der Kunde nicht im CRM steht.
Was, wenn sich die Aufgabe beim Schreiben als zu groß herausstellt?
Dann hat die Stellenbeschreibung ihren ersten Zweck schon erfüllt. Teile die Aufgabe und nimm den Teil, der die sechs Merkmale aus dem ersten Teil am besten erfüllt. Der Rest wird die zweite Stelle.
Fazit
Eine Stellenbeschreibung mit zehn Abschnitten macht aus einer Idee eine Stelle: Zweck, Auslöser, Eingänge, Arbeitsschritte, Ergebnis, Befugnisse, Grenzen, Eskalation, Qualitätsmaßstab und ein verantwortlicher Name. Sie passt auf eine Seite, braucht zwei Stunden und ist Bauplan, Prüfmaßstab und Grenze zugleich. Wenn du sie für deine erste Stelle gemeinsam erarbeiten willst, ist die KI-Beratung genau dafür da. Den Aufbau der Agenten selbst übernehme ich im Rahmen der KI-Automatisierung.