Die Frage kommt in jedem Erstgespräch, meistens in den letzten fünf Minuten: Und was kostet so etwas?
Wer darauf sofort eine Zahl nennt, ohne den Ablauf gesehen zu haben, rät. Wer gar nichts sagt, ist auch keine Hilfe. Deshalb hier der Aufbau dahinter: woraus sich der Preis zusammensetzt, was ihn treibt, und mit welchen Größenordnungen du rechnen kannst.
Vorweg, damit die Erwartung stimmt: Die Zahlen unten sind Orientierung, kein Angebot. Der gleiche Ablauf kann in zwei Betrieben um den Faktor drei auseinanderliegen, und der Grund dafür ist fast nie die Technik.
Drei Töpfe, nicht einer
Der häufigste Denkfehler ist, KI als Anschaffung zu betrachten. Es sind drei getrennte Kostenarten, und die letzte wird fast immer vergessen.
Einmalig: der Aufbau. Analyse, Bau, Test, Übergabe. Das ist die Zahl, die im Angebot steht.
Laufend: der Betrieb. Modellkosten nach Verbrauch, eventuell Lizenzen, Hosting, und die Pflege, wenn sich etwas ändert. Läuft, solange der Ablauf läuft.
Intern: deine Leute. Wer erklärt den Ablauf? Wer testet? Wer entscheidet in den Zweifelsfällen? Diese Stunden stehen in keinem Angebot und sind trotzdem echte Kosten. Bei einem mittleren Projekt sind zwei bis vier Personentage auf deiner Seite realistisch, meistens verteilt über Wochen.
Was den Preis wirklich treibt
Fünf Faktoren erklären fast die gesamte Spannbreite. Keiner davon heißt „KI".
1. Wie gut der Ablauf beschrieben ist. Der mit Abstand größte Hebel. Wer eine saubere Arbeitsanweisung vorlegen kann, hat die halbe Analyse schon bezahlt. Wer sie nicht hat, bezahlt sie im Projekt, unter Zeitdruck und im Stundensatz eines Externen.
2. Wie viele Sonderfälle mitsollen. Der Normalfall ist meistens schnell gebaut. Jeder Sonderfall, der zwingend mit rein muss, kostet ungefähr so viel wie ein weiterer kleiner Ablauf. Deshalb lohnt es sich zu fragen, wie oft ein Sonderfall wirklich vorkommt, bevor er ins Angebot wandert.
3. Wie viele Systeme mitspielen. Ein Ablauf innerhalb eines Systems ist günstig. Sobald drei Programme beteiligt sind, von denen zwei keine ordentliche Schnittstelle haben, verschiebt sich der Aufwand vom Bauen zum Verbinden. Ein altes Warenwirtschaftssystem ohne Schnittstelle kann ein kleines Projekt verdoppeln.
4. Wo die Daten liegen. Sind die nötigen Informationen an einem definierten Ort oder verteilt auf Postfächer, Ordner und Köpfe? Aufräumen ist Projektzeit, auch wenn es sich nicht nach KI anfühlt.
5. Wie streng geprüft werden muss. Ein Ablauf, bei dem ein Fehler auffällt und billig ist, darf einfacher gebaut sein. Ein Ablauf, der Geld bewegt oder nach außen wirkt, braucht Prüfschritte, Protokoll und einen Weg zurück. Das ist kein Luxus, es ist Bauaufwand.
Größenordnungen
Mit diesen Bändern arbeite ich, wenn jemand früh eine Hausnummer braucht. Sie gelten für einen mittelständischen Betrieb ohne eigene IT-Abteilung.
| Vorhaben | Beispiel | Einmalig | Laufend im Monat |
|---|---|---|---|
| Ein Ablauf, ein System | Eingangspost sortieren und weiterleiten, Antwortentwürfe erzeugen | 2.000 bis 6.000 € | 20 bis 80 € |
| Ein Ablauf über mehrere Systeme | Aus der Anfrage wird ein Angebotsentwurf im CRM, inklusive Preisen | 6.000 bis 15.000 € | 50 bis 200 € |
| Assistent auf Firmenwissen | Fragen zu Handbüchern, Verträgen, Preislisten beantworten | 8.000 bis 25.000 € | 100 bis 400 € |
| Erstberatung und Konzept | Analyse, Priorisierung, Umsetzungsplan ohne Bau | 1.500 bis 5.000 € | keine |
Die laufenden Beträge überraschen die meisten nach unten. Ein Ablauf, der ein paar hundert Vorgänge im Monat verarbeitet, kostet an Modellnutzung oft weniger als ein Mobilfunkvertrag. Teuer wird der Betrieb nicht durch Tokens, sondern durch Pflege, wenn niemand zuständig ist. Wie sich die Verbrauchskosten drücken lassen, steht im Beitrag zu den Token-Kosten.
Die Rechnung, die am Ende zählt
Der absolute Preis sagt wenig. Die Zahl, auf die es ankommt, ist der Vergleich mit dem, was der Ablauf heute kostet.
Ein Beispiel mit runden Zahlen. Angebote tippen kostet 25 Minuten, achtmal die Woche. Bei 45 Arbeitswochen sind das 150 Stunden im Jahr. Mit 50 Euro Vollkosten je Stunde gerechnet, sind das 7.500 Euro pro Jahr, jedes Jahr.
Ein Ablauf, der davon zwei Drittel abnimmt, spart rund 5.000 Euro jährlich. Bei 8.000 Euro Aufbau und 80 Euro im Monat ist der Punkt, an dem sich das trägt, nach etwa zwei Jahren erreicht, danach läuft es. Ist der Ablauf doppelt so häufig, halbiert sich diese Zeit.
Genau deshalb ist die Vorarbeit aus Automatisierungspotenzial finden keine Fleißaufgabe: Ohne die zwei Zahlen, Dauer und Häufigkeit, kannst du kein Angebot bewerten, egal wie es aussieht.
Woran du ein Angebot erkennst, das nicht trägt
Ein Festpreis ohne Analyse. Wer dir eine Zahl nennt, bevor er den Ablauf gesehen hat, hat entweder einen großen Puffer eingerechnet oder wird nachfordern. Beides zahlst du.
Keine laufenden Kosten im Angebot. Jede KI-Lösung hat Verbrauchskosten. Stehen keine drin, hat jemand nicht zu Ende gerechnet.
Kein Wort zum Betrieb. Wer das Ding in einem halben Jahr anfasst, ist eine Preisfrage. Fehlt sie im Angebot, kommt sie später als Überraschung.
Der Preis hängt an der Technik statt am Ablauf. Angebote, die nach Modellen und Plattformen gegliedert sind, beschreiben, was jemand bauen will, nicht was du brauchst.
Fazit
Es gibt keinen Preis für KI, es gibt einen Preis für einen bestimmten Ablauf in deinem Betrieb. Getrieben wird er davon, wie gut der Ablauf beschrieben ist, wie viele Sonderfälle und Systeme mitsollen und wie streng geprüft werden muss.
Ein erster Ablauf liegt meistens im niedrigen vierstelligen bis mittleren fünfstelligen Bereich, der Betrieb im zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Bereich pro Monat. Und die einzige Zahl, die wirklich entscheidet, ist der Vergleich mit den Stunden, die der Ablauf dich heute kostet.
Wenn du für einen konkreten Ablauf eine Einschätzung willst: Im KI-Potenzial-Check rechnest du in zwei Minuten aus, was bei euch überhaupt zu holen ist. Für eine belastbare Zahl gehen wir ihn in einer KI-Beratung gemeinsam durch.