Die E-Rechnung ist das Thema, bei dem im Mittelstand am meisten Halbwissen kursiert. Die einen glauben, sie hätten noch Jahre Zeit. Die anderen glauben, sie seien längst betroffen. Beide liegen daneben, und zwar in unterschiedliche Richtungen.
Deshalb hier die Fristen sortiert, was tatsächlich zählt und was du in diesem Jahr sinnvollerweise tust.
Vorweg: Ich bin kein Steuerberater. Was hier steht, ist eine Zusammenstellung aus öffentlich zugänglichen Quellen, Stand September 2026. Für deinen konkreten Fall fragst du deinen Steuerberater.
Der Punkt, den die meisten übersehen
Empfangen musst du schon seit dem 1. Januar 2025. Nicht ausstellen, empfangen.
Das gilt für jedes inländische Unternehmen, auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Wenn dir ein Lieferant heute eine strukturierte E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen, verarbeiten und archivieren können. Die Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig, das heißt: Er darf, du musst.
Die gute Nachricht: Ein normales E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg. Es braucht kein Portal und keine Plattform. Die schlechte: Empfangen heißt nicht nur ankommen lassen, sondern auch lesen und richtig aufbewahren können.
Die Fristen fürs Ausstellen
| Ab wann | Wen es trifft | Was gilt |
|---|---|---|
| 1.1.2025 | alle inländischen Unternehmen | E-Rechnungen empfangen und archivieren können |
| 1.1.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr | E-Rechnungen im inländischen B2B ausstellen |
| 1.1.2028 | alle übrigen | E-Rechnungen im inländischen B2B ausstellen |
Maßgeblich für die 800.000 Euro ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, für die Stufe 2027 also der von 2026. Das ist das Jahr, in dem wir gerade sind. Wer knapp darüber liegt, sollte das jetzt wissen und nicht im Dezember.
Was eine E-Rechnung ist, und was nicht
Hier liegt das größte Missverständnis. Ein PDF ist keine E-Rechnung.
Gemeint ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den eine Maschine auslesen kann. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate: XRechnung, reines XML, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ein PDF mit eingebettetem XML.
ZUGFeRD ist für die meisten Betriebe der angenehmere Weg, weil ein Mensch weiterhin ein normales PDF sieht und die Maschine den strukturierten Teil darin findet. Ein PDF ohne diesen eingebetteten Datensatz gilt dagegen als sonstige Rechnung und erfüllt die Pflicht nicht.
Die Ausnahmen
- Rechnungen unter 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen, § 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie trotzdem.
- Rechnungen an Privatkunden. Die Pflicht gilt nur im inländischen B2B.
- Viele nach § 4 UStG steuerfreie Umsätze
Und ein Punkt, der oft untergeht: Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss acht Jahre unverändert aufbewahrt werden (§ 14b UStG). Ein Ausdruck genügt nicht, und ein PDF, das aus dem XML erzeugt wurde, auch nicht. Es ist der Datensatz selbst, der bleiben muss.
Was du 2026 tun solltest
2026 ist das Übergangsjahr. Wer es nutzt, hat 2027 nichts zu tun. Vier Schritte, in dieser Reihenfolge:
1. Umsatz prüfen. Lagst du 2025 über 800.000 Euro oder liegst du 2026 darüber? Dann bist du in der ersten Stufe. Diese eine Zahl entscheidet, ob du 2027 oder 2028 dran bist.
2. Empfang aufräumen. Kommt eine E-Rechnung an, landet sie irgendwo, wo jemand sie findet? Wird der strukturierte Teil archiviert oder nur der Ausdruck? Das ist die Pflicht, die schon gilt, und in vielen Betrieben ist sie nicht erfüllt.
3. Mit dem Rechnungsprogramm reden. Die meisten gängigen Programme können XRechnung und ZUGFeRD inzwischen. Die Frage ist nicht, ob es geht, sondern ob es bei dir eingeschaltet und richtig eingestellt ist.
4. Mit dem Steuerberater klären, wie die Belege ankommen. Wenn du künftig strukturierte Datensätze bekommst, ändert sich, was ihr euch hin und her schickt. Das einmal zu besprechen ist billiger, als es im Januar zu merken.
Wo KI dabei tatsächlich hilft, und wo nicht
Die Pflicht selbst erfüllst du mit deinem Rechnungsprogramm, nicht mit einem Sprachmodell. Was sich lohnt, liegt daneben.
Beim Eingang: Rechnungen auf Pflichtangaben prüfen, rechnerisch nachrechnen, gegen die Bestellung abgleichen, auffällige Änderungen der Bankverbindung melden. Das ist stumpfe Prüfarbeit mit klarem Ergebnis, also ein guter Fall.
Bei der Ablage: Belege einheitlich benennen, kategorisieren, Kontierungsvorschläge machen, fehlende Belege gegen die Zahlungen finden.
Was du nicht machst: Beträge, Steuersätze oder Fristen von einem Modell erzeugen lassen. Die werden nachgeschlagen, nie erzeugt. Warum das eine grundsätzliche Eigenschaft dieser Systeme ist, steht in Generative KI verstehen.
Der schöne Nebeneffekt der Umstellung: Ein strukturierter Datensatz ist maschinenlesbar. Alles, was heute noch mühsame Texterkennung braucht, wird damit einfacher und zuverlässiger.
Fazit
Empfangen musst du seit Anfang 2025, und genau das ist die Pflicht, die in vielen Betrieben noch offen ist. Ausstellen musst du ab 2027, wenn du 2026 über 800.000 Euro Umsatz liegst, sonst ab 2028. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen dauerhaft befreit.
Ein PDF reicht nicht, es braucht XRechnung oder ZUGFeRD, und der strukturierte Teil muss acht Jahre unverändert bleiben.
Das Jahr 2026 ist das Fenster, in dem man das in Ruhe erledigt. Angaben ohne Gewähr, die Bewertung für deinen Fall gehört zu deinem Steuerberater. Wenn du die Prüfung und Ablage der Eingangsrechnungen dabei gleich vereinfachen willst, rechne den KI-Potenzial-Check durch oder sprich mit mir in einer KI-Beratung.
Quellen: Fristen, Formate und Ausnahmen nach e-rechnungen.org sowie der Übersicht von DocuWare, abgerufen im September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 und § 14b UStG, §§ 33, 34, 34a UStDV, Jahressteuergesetz 2024. Stand dieses Beitrags: 23. September 2026.